Wilke Jens

Mag. Mag. pharm. Jens Wilke, MAS

ApothekenCOACH

jens.wilke@apothekencoach.com

Wilke Jens

Strategien zur Ergebnisverbesserung – die Hebelkraft des Rohertrages

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen, Beratung

Im letzten Beitrag hatten wir uns bei der Frage nach möglichen Strategien zur Verbesserung des Apothekenbetriebsergebnisses über Grundsatzfragen der Strategieplanung unterhalten – Sie erinnern sich?

  1. Welchen (zahlenmäßigen) Effekt erwarte ich mir aus der verfolgten Strategie?
  2. Welcher Aufwand zur Erreichung der angestrebten Ziele notwendig?
  3. Wie nachhaltig stabil sind die verfolgten Strategien zur Zielverbesserung?

Passend hierzu die aktuell laufende Diskussion im Zuge der Verhandlungen zum neuen „Rahmen-Pharmavertrages“ (zwischen dem Hauptverband der Sozialversicherungsträger und der pharmazeutischen Industrie): dieser zielt auf eine Erhöhung der Rabatte für die Krankenkasse seitens der Industrie ab und betrifft somit natürlich auch (in)direkt die öffentliche Apotheke und den pharmazeutischen Großhandel. Eine Reduzierung des Rohertrages wäre die Folge.

Es stellt sich zunächst die Frage: Was ist der Rohertrag?

Der Rohertrag (auch Roh- oder Bruttogewinn genannt), stellt die Differenz zwischen den Nettoumsatzerlösen und dem Wareneinsatz dar. Von 100,00 Euro (Netto)Umsatz beträgt der Rohertrag der österreichischen Median-Apotheke ca. 29,00 Euro (also 29%). Blicken wir z.B. zu unseren Nachbarn nach Deutschland so bleiben den dortigen Kollegen übrigens nur 25,50 EUR Rohertrag von 100,00 EUR Umsatz.

Der Rohertrag als Fundament der Apotheke

Vom resultierenden Rohertrag müssen nun sämtliche Kosten, d.h. Personalaufwand, sonstiger Aufwand, die Tilgung von Krediten und – als Unternehmer nicht unwichtig – letztendlich der Unternehmerlohn gedeckt werden.

Welchen Hebel hat der Rohertrag für das Betriebsergebnis?

Vergleichen wir hierzu zwei Apotheken:

Wir nehmen gleichen Umsatz (2.5 Mio. EUR) und gleiche Umsatzstruktur an; Apotheke A weist einen Rohertrag von 29,0%, Apotheke B von 30,5% aus. Rechnerisch hat somit Apotheke A einen um 4,9% schlechteren Rohertrag. Gehen wir weiters von einer identen Kostenstruktur der beiden Apotheken aus (bspw. 14,5% Personalkosten und 8% sonstiger Aufwand) so möchte man bei unkritischer Betrachtung möglicherweise vermuten, dass auch das Betriebsergebnis der Apotheke A „nur“ um 4,9% schlechter ist als jenes der Apotheke B – aber weit gefehlt!

Apotheke A verbucht ein um 18,8% schlechteres Betriebsergebnis! In Zahlen ausdrückt eine Ergebnisverschlechterung um 37.500 EUR!

Um den beschriebenen Rohertragsverlust mit einem Umsatzplus zu kompensieren, müsste Apotheke A übrigens einen Mehrumsatz von 129.310 EUR erwirtschaften. Wer jemals in einer Apotheke gearbeitet hat, weiß welche Anstrengungen hierzu notwendig sind…

Abschließend ist eines festzuhalten und klarzustellen: Ein kompetitiver Rohertrag ist bei weitem nicht ausschließlich das Ergebnis einer guten Großhandelskondition. Diese ist wichtige Voraussetzung, aber sicherlich nicht einziger Erfolgsfaktor für einen überdurchschnittlichen Bruttogewinn (nicht selten weisen Apotheken mit ähnlicher Kondition einen sehr unterschiedlichen Deckungsbeitrag aus)!

Es lohnt sich also den Rohertragshebel zu betätigen – Alles Gute dabei!

Ihr Jens Wilke

Wilke Jens

Strategien zur Ergebnisverbesserung – Drei Fragen im Vorfeld

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen, Beratung

Das Wirtschaftslexikon definiert Strategie als „die grundsätzliche, langfristige Verhaltensweise (Maßnahmenkombination) der Unternehmung und relevanter Teilbereiche gegenüber ihrer Umwelt zur Verwirklichung der langfristigen Ziele“.

Die Strategien zur Ergebnisverbesserung sind in Apotheken zum Teil sehr unterschiedlich. Während die eine Gruppe von Apotheken versucht über fachliche Schwerpunktbildung neue Kunden zu gewinnen, andere bspw. über intensiviertes Marketing das Ziel der Absatzerhöhung anstreben, verfolgen andere wiederum das Ziel über Kosteneinsparungen – bspw. im Personalbereich – den Gewinn zu verbessern bzw. zu stabilisieren. Übergeordnet kann also zwischen umsatz- und kostengetriebenen Strategieansätzen unterschieden werden. Unabhängig davon, mit welchen Strategien die jeweilige Apotheke arbeitet, sollten bei der Strategieplanung folgende drei Fragen im Vorfeld beantwortet werden:

1. Welchen (zahlenmäßigen) Effekt erwarte ich mir aus der verfolgten Strategie?

Die Bewertung der jeweiligen Strategie sollte sich am zu erwartenden wirtschaftlichen Effekt orientieren. So sollten jene Apotheken, die bspw. fachliche Schwerpunkte setzen, sich konkret überlegen, welchen Mehrumsatz (in weiterer Folge welchen Mehr-Rohertrag) sie sich dadurch erwarten. Es empfiehlt sich in diesem Zusammenhang, eine kurzfristige (im Allgemeinen bis zu einem Jahr) sowie mittelfristige (bis maximal 3 Jahre) Planung auf Monatsebene zu erstellen. Ein kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich dient als Kontrollfunktion zur Zielerreichung.

2. Welcher Aufwand ist zur Erreichung der angestrebten Ziele notwendig?

Je nach Strategie resultiert hieraus ein unterschiedlicher Ressourcenaufwand. Dieser kann z.B. in der Ausbildung und Bereitstellung der Mitarbeiter (fachliche Schwerpunktbildung) oder in Kostenpositionen für externe Dienstleister (bspw. Marketingaufwendungen) liegen. Hierbei ist ggf. nochmals zwischen Einmal- und kontinuierlichen Aufwendungen zu unterscheiden. Gerade bei umsatzorientierten Strategien sind die entstehenden Aufwendungen dem zu erwartenden Umsatz, respektive dem resultierenden Bruttogewinn (Umsatz minus Wareneinsatz), gegenüberzustellen. Die Integration der Kostenbetrachtung in den bereits angesprochenen Soll-Ist-Vergleich verfeinert die Aussagekraft der Ziel(abweichungs)analyse.

3. Wie nachhaltig stabil sind die verfolgten Strategien zur Zielverbesserung?

Ein wesentliches Kriterium zur Strategiebeurteilung ist dessen Nachhaltigkeit. Dienen die aus der Strategie folgenden Maßnahmen auch tatsächlich dem langfristigen Aufbau von Wettbewerbsvorteilen? Wer z.B. über Kosteneinsparungen (u.U. im Einkaufs- oder Personalbereich) nachdenkt, sollte auch über deren Konsequenzen nachdenken. Wo entsteht u.U. ein indirekter Mehraufwand (bspw. durch zs. Mitarbeiteraufwand im zu forcierenden Direkteinkauf)? Kann die Beratungsqualität an der Tara weiterhin im selben Maße aufrechterhalten werden? Unter welchen Voraussetzungen ist die „Investition“ in welche Marketingaktivitäten sinnvoll? Wie rasch sind welche strategischen Vorteile (höhere fachliche im Mitarbeiterbereich) auch vom Mitbewerb kopierbar?

Im nächsten Artikel analysieren wir vor dem Hintergrund dieses Beitrages die Kraft der Verbesserung des Deckungsbeitrages 1.

Wilke Jens

Halbjahresbilanz – Zeit für eine höchst persönliche Zwischenbilanz

von Wilke Jens in Analysen, Beratung

Viele von uns sind in den kommenden Wochen im wohlverdienten Urlaub – ich hoffe, Sie sind es auch! In einer Zeit in der alles hektischer, rascher und kurzlebiger wird, bietet sich der Urlaub auch an, um eine persönliche (Jahres-)Zwischenbilanz zu ziehen. Anders als in meinen sonstigen Beiträgen, meine ich hiermit nicht eine ausschließlich geschäftliche, sondern vor allem eine sehr persönliche (Zwischen-)Bilanz.

Wir leben alle in einer stark leistungsorientierten und –getriebenen Gesellschaft, haben demnach die Kunst der Leistung gelernt, vergessen dabei aber auch häufig auf die Kunst des Lebens. Wir arbeiten vermeintlich effizienter (aber wirklich effektiver?), vergessen aber in Balance zu leben. Wir sind häufig (geschäftlich) erfolgreicher, aber sind wir deshalb auch im selben Maße glücklicher? Erfolg ist dabei immer ein Weg, nie ein Ziel! Erfolg wir jeder von Ihnen anders definieren. Was ist Erfolg? Ist es der ausschließliche Grad der Zielerreichung? Ist es das Streben nach Macht, nach Bedeutung?

Tiefer betrachtet ist Erfolg idealerweise auch der Grad der Sinnerfüllung. Erfolgreich zu sein heißt daher auch SINN-voll  zu sein.

Vielleicht haben Sie gerade in der Urlaubszeit die ein oder andere Minute (oder noch besser Tage) sich darüber Gedanken zu machen. Was will ich wirklich? Was ist neben dem beruflichen Weg für mich wichtig? Welche Ziele habe ich für mich persönlich, meine Gesundheit, meine Fitness, meinen Geist, meine Familie, meine Freunde? Was hatte ich mir Anfang des Jahres vorgenommen und wo stehe ich jetzt? Wie sieht es mit meinem persönlichen Zielprogramm aus? Habe ich meine Ziele erreicht? Falls nicht, woran lag es? Woran habe ich nicht gedacht? Welchen Preis wollte ich für die ein oder andere Zielerreichung nicht bezahlen? Was werde ich das nächste Mal anders machen? Welche positiven Rückschlüsse kann ich auch aus Rückschlägen ziehen? Wie kann ich mich auf das Positive konzentrieren und das Negative ausblenden?

Wo immer Sie auch stehen – beschäftigen Sie sich gedanklich mit Lösungen! Wer sich nur mit den Problemen beschäftigt wird die Lösungen nicht sehen, wird das Positive nicht bemerken!

Ich wünsche Ihnen allen eine schöne Urlaubszeit, eine gute Erholung und ein bisschen Zeit, sich mit dem Wichtigsten, sich SELBST zu beschäftigen!

Ihr Jens Wilke

Wilke Jens

Mitarbeitermotivation Teil 2- Wie mit den Under-Performern umgehen?

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen, Beratung

Sie erinnern sich noch an Teil 1?

Laut aktueller Gallup-Studie steht es um das Mitarbeiterengagement wie folgt:

  • 15% sind loyal, pro-aktiv und weisen eine hohe emotionale Bindung zum Arbeitgeber auf (High-Performer)
  • 70% der Mitarbeiter machen „Dienst nach Vorschrift“ (Normal-Performer)
  • 15% der Arbeitnehmer haben innerlich bereits gekündigt (Under-Performer)

Widmen wir uns heute der letzten Gruppe – den „Under-Performern“. Zwei Fragen möchte ich mit Ihnen diskutieren:

  1. wie kam es zum aktuellen „Status quo“?
  2. wie gehe ich mit Under-Performern um?

zu Frage 1: Nun, gerade bei der Gruppe der Under-Performer ist es leicht zu sagen, egal wo auch der Grund für die mangelnde Motivation liegen mag – sicher keine Sache von mangelnder oder schlechter Führung … – aber ist das wirklich so? Ist es vielleicht nicht auch so, dass – selbstkritisch hinterfragt – auch in vielen Fällen die Führungskraft nicht Ihrer Führungs-, Ihrer Vor-Führungsaufgabe nachkommt? Möglicherweise nicht. Aber lassen Sie doch auch den ein oder anderen „schwierigen Fall“ bei sich im Betrieb revue passieren, ob Sie vielleicht nicht doch auch Ihren Beitrag zum Status quo beigetragen haben. Allein die Offenheit sich der letzten Frage zu stellen, bringt auch Sie als Führungskraft und Unternehmer persönlich weiter.

Führen Sie sich bitte vor Augen: Sie können davon ausgehen, dass 99% Ihrer Mitarbeiter, als sie am 1. Arbeitstag Ihre Apotheke betreten haben, eine entsprechend hohe Grundmotivation hatten – und hier meine ich auch die Gruppe jener, die vielleicht im Augenblick der „aktiven Verweigerer“ zuzuzählen ist. Keiner (vermutlich, so hoffe ich …) Ihrer Mitarbeiter war am 1. Tag des Arbeitsverhältnisses bereits wieder im innerlichen Kündigungszustand, sondern der überwiegende Teil Ihrer Mitarbeiter wollte hier in Ihrem Betrieb, in Ihrer Apotheke, die Arbeit mit der Einstellung beginnen: „Ich will hier einen guten Job machen…“

Peter Zulehner, einer der führenden Experten für Führungs-Themen, selbst seit über 30 Jahren in Top-Management-Positionen tätig und erfolgreicher Buchautor, bestätigt, dass Führungskräfte fachlich meist alles bzw. vieles richtig machen, sieht aber folgende Defizite bzw. Fehlerstricke im Verhalten vieler Führungskräfte:

  • grundsätzliche fehlende (Unternehmens-)Werte
  • Grundbedürfnisse an Orientierung und Wertschätzung werde nicht erfüllt
  • keine, zu geringe oder unpräzise Kommunikation
  • unklare AnweisungenInkonsequenz in der Führung

 

2. Was tun mit den Under-Performern?

Gehen wir einen Schritt zurück: Sie und jeder andere hätte gerne Mitarbeiter mit hoher fachlicher Kompetenz bei gleichzeitig passender Persönlichkeit, letzteres in Bezug auf Ihre Apotheke, Ihr Team, Ihre Werte, die Ihnen wichtig sind. Wo sehen Sie konkret das Defizit bei Ihren Under-Performern? Auf der fachlichen oder auf der persönlichen Ebene? Deutlich leichter ist die Aufgabenstellung bei einem fachlichen Mangel. Hier geht es um „Befähigen“, um Fördern, Fordern und Feedback, sodass der Mitarbeiter die beste Leistung im Rahmen seiner persönlichen Möglichkeiten erbringen kann. Deutlich schwieriger der Fall auf der Seite der Persönlichkeit. Hier liegt vermutlich bereits bei der Einstellung des Mitarbeiters der Wurm verborgen.

Meine Empfehlung: Wenn Sie es nicht innerhalb von (maximal!) sechs Monaten schaffen, einen Mitarbeiter aus der Gruppe der Under-Performer zu einem Normal-Performer zu entwickeln – trennen Sie sich von ihm. Vergessen Sie nicht, dass nicht nur Sie ein Problem mit diesem Mitarbeiter haben, er beeinflusst – und das meist massiver als Sie glauben – den Rest Ihres Teams, dessen Performance und Effizienz und damit auch auf das Geschäftsergebnis.

Auch wenn es nie leicht ist, halten Sie sich an die Weisheit der Dakota-Indianer: „Wenn Du entdeckst, dass Du ein lahmes Pferd reitest, steig ab!“

Wilke Jens

Mitarbeitermotivation Teil 1- Kennen Sie die „Gallup Studie“?

von Wilke Jens in Allgemein

Das Gallup Institut ist eines der führenden Markt- und Meinungsforschungsinstitute. Seit 2001 ermittelt das Institut die Zufriedenheit und das Engagement von Mitarbeitern in Unternehmen und erstellt den sogenannten „Engagement Index“. Auf Basis eines zwölf Fragen umfassenden Interviews werden die Arbeitnehmer in drei Gruppen eingeteilt: Mitarbeiter mit hoher, geringer und ohne emotionale Bindung an den jeweiligen Arbeitnehmer.

Die aktuellen Ergebnisse aus dem Jahr 2014 spiegeln seit Jahren eine zum Teil erschreckend geringe emotionale Bindung der Mitarbeiter wider:

  • 15% der Mitarbeiter haben eine hohe emotionale Bindung an ihr Unternehmen. Sie sind Feuer und Flamme, arbeiten loyal und proaktiv an ihrem Arbeitsplatz, betreiben Mundpropaganda für den Arbeitgeber und sind rundum zufrieden mit ihrem Job. (Gruppe der Zustimmer)
  • 70% der Beschäftigten machen „Dienst nach Vorschrift“. Sie weisen eine geringe emotionale Bindung auf. Diese Gruppe arbeitet (noch) nicht aktiv gegen das eigene Unternehmen, aber auch nicht dafür. (Gruppe der Skeptiker)
  • 15% der Arbeitnehmer haben keine emotionale Bindung mehr zu ihrem Arbeitgeber. Diese Mitarbeiter haben bereits innerlich gekündigt, sie arbeiten nicht nur nicht für den Betrieb, sie arbeiten aktiv gegen dessen Interessen. (Gruppe der aktiven Verweigerer)

Möglicherweise gehen Sie gerade in Gedanken ihr Team durch und denken sich wer von Ihren Mitarbeitern welcher Gruppe zuzuordnen ist (und unterschätzen vermutlich die Anzahl der Mitarbeiter in der Gruppe der „aktiven Verweigerer“).

Faktum ist, dass wohl nur wenige Apothekeninhaber vermutlich Ihren Mitarbeitern keinerlei emotionale Bindung zu Ihrer Apotheke unterstellen. Faktum ist jedoch auch, dass rund ein Viertel der befragten Mitarbeiter bereits einmal das Unternehmen aufgrund der dort agierenden Führungskraft bzw. des Chefs verlassen haben. Nicht umsonst heißt es „der Fisch beginnt am Kopf zu stinken an …“

Wilke Jens

Apotheke besser organisieren – Teil 2

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen, Beratung

 Wer seine Apotheke effizient führen will, muss sich auch über  die optimale Organisation des Unternehmens Gedanken machen. Eine fokussierte und „schlagkräftige“ Apothekenorganisation ist im Wesentlichen in zwei Bereichen gut aufgestellt:

  1. Aufbauorganisation: sie bildet das Gerüst der Apotheke und beschreibt die einzelnen Arbeitsbereiche, sowie die hierfür verantwortlichen Personen und deren Stellvertreter. Arbeitsbereiche für die Apotheke wären bspw. Tara, Großhandelseinkauf, Direkteinkauf, Labor, Rezeptur, Tees etc.
  2. Ablauforganisation: sie beschreibt die dynamischen Abläufe, Prozesse und Arbeitsschritte des Unternehmens unter Berücksichtigung von Ressourcen wie Personen, Infrastruktur und Zeit.

Während sich also die Aufbauorganisation tendenziell mit den statischen Strukturen beschäftigt, so stehen bei der Ablauforganisation die tagtäglichen Tätigkeiten des Unternehmens im Vordergrund.

Um sich hier einen Überblick über die Prozesslandschaft der eigenen Apotheke zu verschaffen, bietet sich die sogenannte Aufgabenplanung an. Worum geht es hier?

  1. jeder Mitarbeiter führt für sich schriftlich (idealerweise in Tabellenform) an, in welche Tätigkeiten er involviert ist (unabhängig von der Verantwortlichkeit)
  2. der Mitarbeiter definiert, wer ihn (im Falle seiner Abwesenheit) vertrittder Mitarbeiter gibt die zeitliche Frequenz an, mit der er diese Tätigkeit ausübt, bspw.
    • bei Bedarf
    • täglich
    • wöchentlich
    • monatlich
    • halbjährlich
    • jährlich

Eine Zusammenfassung der Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter verschafft Ihnen einen sehr guten Überblick, wo evtl. Probleme aufgrund fehlender Stellvertreterregelungen auftauchen könnten bzw. welche Tätigkeiten in welchem Rhythmus zu erledigen sind. Eine derart verschriftlichte Aufstellung schafft auch für Sie als Apothekenführung einen perfekten Überblick, wann welche Tätigkeiten zu erledigen sind (gerade wenn es um routinemäßige Arbeiten wie Lagerroutinen geht) und ob diese Dinge auch schon erledigt sind.

Zwei Punkte noch als Tipp:

  1. Definieren Sie für jeden Prozess, den Ihre Mitarbeiter anführen eine Spalte „Kompetenz„, in der Sie eintragen, welche Rolle Sie als Apothekenleiter haben (E = Sie entscheiden; I = Sie möchten informiert werden oder D = Sie führen selbst durch); damit steuern Sie, welche Prozesse mit oder ohne Ihr Zutun erledigt werden bzw. wo Sie entsprechende Kontrollfunktionen übernehmen.
  2. Führen Sie für Ihre eigenen Tätigkeiten in der Apotheke die gleiche Liste, d.h. schreiben Sie jene Prozesse auf, in die Sie selbst involviert sind. Analysieren Sie kritisch, bei wie vielen Prozessen Sie täglich oder kurzfristig involviert sind. Wer hier zu stark in der tgl. Arbeit involviert ist, läuft Gefahr zu stark IM statt AM eignen Apothekenunternehmen zu arbeiten.

Viel Spaß bei der Umsetzung!

Wilke Jens

Apotheke besser organisieren – Teil 1

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen, Beratung

Warum gibt es Apotheken, die bei ähnlichen Rahmenbedingungen (Vergleichbarkeit bei Apothekengröße, Umsatzstruktur, Ausrichtung, Mitarbeiteranzahl und -struktur, Turnus) deutlich unterdurchschnittliche Personalkosten aufweisen (lt. aktuellem Wirtschaftsbericht des Apothekerverbandes beträgt der Personalaufwand der Median Apotheke in Österreich 14,8%), manche hingegen bei dieser Kernkennzahl signifikant über dem Marktschnitt liegen?

Eine der Antworten darauf lautet: sie sind besser organisiert, umgangssprachlich würde man sagen, man spürt, dass in diesen Apotheken besser, ruhiger und „geschmierter“ läuft. Was sind die Gründe dafür? Bei genauerer Analyse solcher Apothekenbetriebe stechen vor allem drei Punkte ins Auge:

  1. diese Teams arbeiten effektiver, jeder von Ihnen macht die richtigen Dinge. Dies hat viel mit der klaren Vergaben von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten – idealerweise verschriftlicht – zu tun. Wer weiß wofür er zuständig ist, wird in der Regel – eine gesunde Arbeitseinstellung vorausgesetzt – eine höhere Eigenverantwortung und Identifikation mit diesen, „seinen “ Arbeitsbereichen an den Tag legen.
  2. die Mitarbeiter solcher Apotheken arbeiten effizienter, d.h. sie optimieren  (in Absprache mit Apothekenleitung und Kollegen) die Abläufe und Prozesse. Dies ist gerade für Apotheken von entscheidender Bedeutung, da sehr viele unterschiedliche Personen an denselben Prozessen arbeiten. Viele Apotheken weisen einen hohen Anteil an weiblichen Mitarbeitern auf, haben viele Teildienstkräfte und sind aufgrund der Familienplanung mit eine höheren natürliche Fluktuation konfrontiert sind.
  3. die Kommunikation in gut organisierten Apotheken läuft besser. Dabei gilt es mehrere wichtige Fragen zu beantworten:
    • welches (effiziente!) Kommunikationsmedium habe ich für das „daily business“? Schwarzes Brett? Intranet? Woher weiß ich als Mitarbeiter wo ich welche Infos finde? Woher weiß ich als Verantwortlicher (Mitarbeiter, Apothekenleiter etc.) wer im Team die Info gelesen und verstanden hat?
    • wo und wie werden Informationen archiviert?
    • Was ist bei der Informationsweitergabe Holschuld, was ist Bringschuld?
    • wie findet die „übergeordnete“ Kommunikation in der Apotheke statt? Wie oft gibt es Teammeetings (Tipp: lieber kürzer von der Dauer, dafür regelmäßig!)? Wer protokolliert? Welche sich ergebende Aufgaben, werden von wem, bis wann erledigt? Wie ist beim nächsten Meeting der Soll-Ist-Vergleich im Rückspiegel organisiert?

Wie man „step by step“ in der eigenen Apotheke den Grad der Organisation verbessert und womit man konkret starten sollte, erfahren Sie im nächsten newsletter.

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Wilke Jens

Frühjahrsputz für Ihr Warenlager – Teil 2

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen, Einkauf & Lagermanagement

Im 1. Teil zu dieser Thematik hatten wir die 5 Zielsetzungen für den Frühjahrsputz für Ihr Warenlager und deren Nutzen besprochen. Sie erinnern sich?

  • Screening sämtlicher Lagerbewegungen eines längeren Zeitraumes
  • Aufspüren von Ladenhütern
  • Analyse von Artikeln mit zu hohem Lagerbestand
  • Analyse von Schnelldrehern
  • Besorger-, Lieferfähigkeitsanalyse

Wie setzen Sie das praktisch in Ihrer Apotheke um? Für eine flexible Auswertung empfiehlt sich eine Datenanalyse im Excel – die meisten Warenwirtschaftssysteme besitzen eine Excel-Exportfunktion, die es Ihnen erlaubt, sämtliche Daten entsprechend a) zu exportieren und b) dort nachzubearbeiten.

Welche (im Warenwirtschaftssystem vorhandenen) artikelbezogenen Daten (auf Einzelartikelebene) benötigen Sie hierzu?

  • Produktbezeichnung
  • AEP
  • aktueller Lagerstand
  • Summe Verkaufsbewegungen in Stk. (bspw. über 12 Monate)

neu zu berechnende Felder

  • durchschnittlicher Verkauf pro Monat
  • Reichweite (Lagerstand / durchschnittlicher Verkauf pro Monat)
  • Lagerwert (Lagerstand * AEP)

Excel besitzt den großen Vorteil, dass die Überschriftenzeile als Datenfilter gesetzt werden kann und so entsprechend nach bspw. folgenden Kriterien selektiert werden kann (nur eine Auswahl an ersten Auswertungsmöglichkeiten):

  • Artikel mit gar keinem Verkauf im Beobachtungszeitraum à Novität? Ladenhüter? Rückgabe? Tausch?
  • Artikel mit sehr großer Reichweite à Bevorratungsartikel? Ladenhüter? Rückgabe? Tausch?
  • Artikel mit sehr großem Lagerwert à Reduktion des Mindestlagerbestandes? Verkaufsförderung?
  • Artikel mit hoher Drehung (> 20 Verkäufe pro Monat) à Bezugsquelle? Staffelkondition beim Großhandel etc.

Wenn man die Daten entsprechend kumuliert, so erhält man sehr aussagekräftiges Bild über den „Zustand“ des derzeitigen Lagers, wie hier angedeutet als Auswertung. Analysieren Sie regelmäßig ihr Lager – es verbirgt sich weit mehr Potenzial als Sie vermuten! Alles Gute dafür!

Bsp Lager 2015 02 16

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von Wilke Jens in Analysen, Einkauf & Lagermanagement

 

Der Jahresbeginn eignet sich bekanntermaßen für vielerlei Dinge, die sogenannten „guten Vorsätze“ (egal ob beruflich oder privat) stehen dabei meist ganz oben. Ein betriebswirtschaftlicher Fixpunkt am Beginn des Jahres sollte (nicht nur im Rahmen oder aus Gründen der Inventur) die kritische Analyse des eigenen Warenlagers bzw. der letztjährigen Lagerbewegungen in der Apotheke sein. Gerade in wirtschaftlichen zunehmend stürmischeren Zeiten lohnt sich ein – über die täglichen Routinen hinausgehender – Blick in Tiefen der Warenwirtschaft.

5 Zielsetzungen und Ihr Nutzen

1.       Screening sämtlicher Lagerbewegungen eines längeren Zeitraumes

Hierbei sollten idealerweise die letzten 12 Monate herangezogen werden. Dadurch werden u.a. verzerrende Effekte über größere Direkteinkaufspositionen (wie Winterbevorratungen) beseitigt bzw. geglättet. Die meisten Warenwirtschaftssysteme besitzen eine (Excel-)Exportfunktion, was die Weiterverarbeitung der Daten erleichtert.

2.       Aufspüren von Ladenhütern

Ladenhüter haben aufgrund der Margenreduktion bei Retouren die allseits bekannte Eigenschaft, den Deckungsbeitrag drastisch zu reduzieren. Bei einer Marge von unter 18% im Krankenkassenumsatz schmerzt jeder noch so kleiner Retourenabzug. Gerade hier gilt: „die Summe macht’s aus …“ Bei deutlich mehr als 150.000 abgegebenen Packungen (gesamt) in der Medianapotheke über 12 Monate rinnen die Euros rascher durch die Finger als meist angenommen.

3.       Analyse von Artikeln mit zu hohem Lagerbestand

Nicht jeder Artikel muss ein klassischer Ladenhüter sein. Vor dem Hintergrund der Wichtigkeit des Themas „Liquidität“ sollte aber darauf geachtet werden, wo intelligent in das eigene Warenlager investiert wird. Hohe Kapitalbindung bei kurzer Reichweite ist ok, in Bereichen mit geringer Lagerdrehung zu vermeiden, da betriebswirtschaftlich schädigend.

4.       Analyse von Schnelldrehern

Was sind Ihre Top-Seller? Wie oft drehen sich diese? Macht es Sinn, den Einkauf dieser Artikel in Bezug auf den Lieferanten zu überdenken (Direktlieferant oder Großhandelslieferant mit Staffelkondition)? Eine parallele kritische Betrachtung jener Direktlieferanten mit niederem Einkaufsvolumen (12 Monate) sollte ebenfalls am Plan der Frühjahrskur stehen …

5.       Besorger-, Lieferfähigkeitsanalyse

Ein „verschickter Kunde“ ist ein potenziell verlorener Kunde. Verhaltensgewohnheiten von Menschen ändern sich. Waren bis dato Kunden erzogen worden für Ihre Medikamente auch schon mal ein 2. Mal in die Apotheke zu kommen, so wird mit zunehmender Mobilität und anderen Mitbewerbern der „Kampf um jeden Kunden“ überlebensnotwendig. Wer  über den angesprochenen Zeitraum kritisch seine Besorger analysiert, wird viel Potenzial für Kundenbindung entdecken – ohne dem Lager dabei zuviel „Hüftspeck“ zu verleihen …

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Wilke Jens

Die 10 wichtigsten Fragen als Basis für die Jahresplanung 2015

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen, Beratung

Wer durchstarten will, muss vorher in den Rückspiegel schauen! Das Ende des nun abgelaufenen und der Start des neuen anstehenden Jahres sind jene Zeiträume in denen sich eine Planung für das kommende, das anstehende Jahr anbietet. Ein Tipp aus der Praxis: bevor Sie – hochmotoviert – mit der Jahreszielplanung für 2015 beginnen, blicken Sie zuerst kritisch in den Rückspiegel. Die folgenden Fragestellungen – die Sie im Übrigen nicht nur auf beruflicher sondern auch auf privater Ebene anwenden können – sollen Ihnen dabei helfen:

  1. Welche konkreten Ziele hatte ich vor einem Jahr für das nächste (nun abgelaufene) Jahr? (Anmerkung: waren die Ziele konkret messbar …?)
  2. Was davon konnte ich erreichen?
  3. Was waren die größten Erfolge im letzten Jahr?
  4. Was waren die Gründe, dass ich bestimmte Ziele nicht erreicht habe – wo habe ich Fehler gemacht?
  5. Was traue ich mir zu, zu verändern?
  6. Welche Schwächen können von anderen ausgeglichen werden (wie könnte das geschehen)?
  7. Welche konkreten Ziele habe ich für die kommenden 12 Monate?
  8. Was genau muss ich dafür tun – welche Aktivitäten, wann und in welchem Ausmaß?
  9. Was hindert mich daran, ab sofort alle zur Erreichung der Ziele notwendigen Aktivitäten zu sehen? Wie kann ich diese Hindernisse  überwinden? Gibt es unüberwindbare Hindernisse?
  10. Was werde ich KONKRET in den nächsten 72 Stunden tun / ändern?

Und last but not least möchte ich natürlich Ihnen allen und Ihren Familien ein schönes Weihnachtsfest wünschen, ein paar ruhigere Tage im Kreise der Ihren, bereits heute Alles Gute für das Neue Jahr, viel Erfolg auf allen Ebenen – und das Wichtigste: Bleiben Sie gesund!

Ihr Jens Wilke

Wilke Jens

Externe Verblisterung – macht das betriebswirtschaftlich Sinn?

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen

Die patientenindividuelle Verblisterung  von Medikamenten beschäftigt das Gesundheitswesen und damit auch die Apothekerlandschaft schon seit einigen Jahren. Man kann dieses Thema politisch sehr kontrovers diskutieren, Fakt ist: Apotheken sind mit der Thematik der Verblisterung von Altenheimen zunehmend konfrontiert. Neben den Zielsetzungen der Erhöhung der Medikamentensicherheit und der Verbesserung der Compliance ist gerade die die Frage der entstehenden Kosten bzw. deren Verteilung von zentraler Bedeutung.  Altenheime verfolgen dabei das Ziel – nicht zuletzt auch aus Kostengründen – diesen Versorgungsprozess auszulagern.

Selbst verblistern oder extern vergeben?

Für die beliefernde Apotheke stellt sich daher zunächst die Frage,  ob sie selbst verblistern oder diese Dienstleistung extern vergeben soll. Die Entwicklung der letzten Jahre hat gezeigt, dass eine maschinelle Verblisterung nur für sehr wenige „großversorgende“ Apotheken Sinn macht. Dies liegt einerseits an den erheblichen Investitionen, anderseits an dem nicht zu unterschätzenden täglichen Aufwand der Verblisterung. Sofern die Entscheidung ob und von wem verblistert wird, nicht zentral vom Altenheimbetreiber entschieden wird, sieht sich die lokal versorgende Apotheke daher vermehrt mit der Fragestellung konfrontiert, ob aus betriebswirtschaftlicher Sicht eine Vergabe der Verblisterung an einen externen Dienstleister – dies könnte eine andere Apotheke oder ein Blisterzentrum sein – Sinn macht. Schließlich droht im worst case auch der Totalverlust der Versorgung des zu betreuenden Altenheims (Akutversorgung und nicht-blisterfähige Arzneimittel ausgenommen).

Modellrechnung

Sehen wir uns hierzu ein – bewusst defensiv gerechnetes – Beispiel an (eine genaue Berechnung kann klarerweise nur projektbezogen vorgenommen werden):

1.       Umsatz- und Rohertragsbetrachtung:

Nehmen wir ein Heim mit einem Jahresumsatz von rund EUR 80.000 und 75 Bewohnern an. Für eine Modellrechnung unterstellen wir ein Verhältnis Kassenumsatz zu Privatumsatz von 90% : 10% (inkl. einer theoretischen Vollverblisterungsrate). Ohne Einkaufsvorteile ergibt sich näherungsweise ein Rohertrag (DB I) von rund 22%-23%.

2.       Kostenbetrachtung:

Unter der Annahme der Fremdvergabe der Verblisterung an einen externen Dienstleister sind folgende Haupt-Kostenpositionen zu verhandeln:

  • Kosten Wochenblister
  • Kosten für geteilte Arzneimittel
  • Nutzungsgebühr für Blistersoftware
  • Kosten Akutversorgung außerhalb der Dauermedikation

Je nach Anbieter ergeben sich für den Wochenblister (als größte Kostenposition) EUR 3,00-3,50. Inklusive der sonstigen angeführten Kosten kann man aus den Erfahrungswerten Gesamtkosten in der Höhe von rund 60% des oben angeführten Rohertrags annehmen, d.h. rund 40% des Gesamtrohertrages verbleiben in dieser Betrachtung der Apotheke. Nicht eingerechnet sind hier u.a. die internen Personalkosten, die für die Abstimmung Patient, Altenheim, Arzt und Apotheke anfallen.

3.       Kostenweiterverrechnung an das Altenheim?

Sieht man sich die Entwicklungen am österreichischen Markt an, so ist leider festzustellen, dass sich die anfänglichen Befürchtungen der Apothekerschaft, für die Dienstleistung der Verblisterung keinerlei Kosten an das Heim weiterverrechnen zu können, mehr und mehr bewahrheiten. Nichtzuletzt aufgrund aufgrund von „Großversogern“, die diese Dienstleistung den Altenheimen „for free“ anbieten, muss die vor-Ort-Apotheke hier mit gleichen „Konditionen“ arbeiten.

Empfehlung

Da mit dem Verlust eines Altenheimes auch erheblicher Umsatzanteil im Einkauf verloren geht und sich damit auch Einkaufskonditionen (für den restlichen Einkauf der der Apotheke) verschlechtern, ist eine Ablehnung der Verblisterung – aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht – nicht zu empfehlen bzw. vorher einer genauen Betrachtung zu unterziehen. Dass eine Vergabe der patientenindividuellen Verblisterung betriebswirtschaftlich immer nur die zweitbeste Lösung ist liegt auf der Hand. Sie ist jedoch allemal besser als der betriebswirtschaftliche Totalverlust.

Wilke Jens

In drei Schritten zu einer höheren Lieferfähigkeit (Teil 2)

von Wilke Jens in Analysen, Beratung, Einkauf & Lagermanagement

in Teil 1 (letzter newsletter zu diesem Thema) haben wir uns die notwendigen Schritte zur Analyse der aktuellen Lieferfähigkeit der Apotheke angesehen. Wie lässt sich nun auf Basis der ermittelten Werte die Lieferfähigkeit konkret verbessern?

Es empfiehlt eine Unterscheidung nach den Kriterien:

  • Lagerartikel
  • Nicht-Lagerartikeln

 

Erhöhung der Lieferfähigkeit bei Lagerartikeln:

Zur Erklärung: Ein Großteil aller Apotheken verwendet mittlerweile ein POS-System, also ein System mit automatischer Lagerstands- und Bestellfunktion. D.h. auf Basis des ermittelten Verbrauches werden für Lagerartikel je nach hinterlegten Bestellstufen des Systems zwei Parameter festgelegt:

  1. Bestellpunkt: also jene Lagermenge, bei deren Unterschreitung  (man spricht vom sogenannten Mindestlagerbestand) der Artikel automatisch in den Bestellauftrag gelegt wird
  2. Bestellmenge: jene Menge, die (ebenfalls auf Basis von Verbrauch und hinterlegter Bestellstufe) das System zur Bestellung vorschlägt

Beide Parameter sind bei Warenwirtschaftssystemen mit Grundeinstellungen hinterlegt; es empfiehlt sich die Überprüfung bzw. Beantwortung folgender Fragen:

  1. Wie ist die „Reichweite“, also die automatische Bevorratungszeit Ihres Systems eingestellt? Eine kurze Bevorratungszeit (beispielsweise unter 14 Tage) vermindert zwar ihren Lagerwert, erhöht aber gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von Besorgern (=Nachlieferungen)
  2. Reagiert das System auf rasches Ansteigen bzw. Absinken des Verbrauches (Stichwort „saisonale Artikel“ wie Allergie etc.)?
  3. Haben Sie in Ihrem System bei bestimmten Artikeln fixe Bestellparameter hinterlegt? Dies kann grundsätzlich sinnvoll sein, Sie müssen sich allerdings im Klaren sein, dass die Bestellparameter damit „eingefroren“ sind (keine Reaktion auf Veränderung der Nachfrage) – eine regelmäßige Überprüfung von Artikeln mit fix hinterlegten Bestellparametern macht daher Sinn.

 

Erhöhung der Lieferfähigkeit bei Nicht-Lagerartikeln:

Hier empfiehlt es sich (im Team) folgende Fragen zu beantworten:

  1. Werden die Besorger (Nicht-Lagerartikel) regemäßig (= 1x p.m.) ausgewertet?
  2. Gibt es definierte Standards für das „An-Lager-legen“ von Besorgern? D.h. ab wann werden (idealerweise personenunabhängig) Besorger zum Lagerartikel „deklariert“ – d.h. es gilt zu definieren, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit dies ein Mitarbeiter selbständig vornehmen kann wie beispielsweise:
    1. ab welchem Verbrauch (Nachfrage) in welchem Zeitraum (je nach Wettbewerbsumfeld bspw. 3 Nachfragen in 2 Monaten)
    2. bis zu welchem AEP (um hier bewusst für den Mitarbeiter ein Pouvoir zu schaffen, bis zu dem professionell und serviceorientiert direkt am Kunden die Kommunikation erfolgt, dass der Artikel nun zukünftig vorrätig gehalten wird)
    3. gerade hier ist die Erfassung der NEIN-Verkäufe von großer Bedeutung, da sonst eine zu niedere Besorgerquote vorgetäuscht wird

WICHTIG: Eine Strategie zu Erhöhung der Lieferfähigkeit sollten immer auch Standards definiert werden, die eine „Beobachtung“ der neu an Lager gelegten Artikel beinhalten; dies verhindert eine unkontrollierte Erhöhung des Lagerwertes und senkt das Risiko einer „Deckungsbeitragsvernichtung“. Wie bei vielen Dingen gilt: nur die Regelmäßigkeit schafft den Erfolg …

Alles Gute dabei wünscht Ihnen

Ihr Jens Wilke

Wilke Jens

In drei Schritten zur optimalen Lieferfähigkeit (Teil 1)

von Wilke Jens in Analysen, Beratung, Einkauf & Lagermanagement

Unkomplizierter, rascher und direkter Zugang zu Waren ist einer der Erfolgsfaktoren im Einzelhandel. Dabei spielen eine auf die Nachfrage angepasste Sortimentsbreite, -tiefe und somit  auch der Grad der Lieferbereitschaft eine entscheidende Rolle.

Eine hohe Lieferfähigkeit ist gerade auch für die öffentliche Apotheke ein entscheidender Erfolgsbaustein. Sie wird es zukünftig noch in verstärktem Maße werden, wenn neue Marktteilnehmer über andere Vertriebswege und mit anderen Strategien um die Gunst des Kunden buhlen werden. Eine optimale Lieferfähigkeit kann eines der entscheidenden Unterscheidungsmerkmale im Wettbewerb werden.

Was heißt in diesem Zusammenhang „optimal“? Nun, nicht einfach eine unstrukturierte Lagerwerterhöhung, sondern vielmehr eine systematische Optimierung des Warenlagers angepasst an die lokale Nachfrage der Kunden – dies kann und wird in vielen Fällen sogar eine Steigerung der Lieferfähigkeit bei gleichzeitiger Senkung des Warenlagers nach sich ziehen.

Wie kann dies in der Praxis realisiert werden?

Schritt 1: Analyse der derzeitigen Lieferfähigkeit

Ohne Diagnose keine Therapie: um zu wissen, wie es um die aktuelle Performance der Lieferfähigkeit der eigenen Apotheke bestellt ist, gilt es folgenden Kennzahlen zu erheben:

  1. Gesamtanzahl Besorger im Beobachtungszeitraum (eine monatliche Betrachtung hat sich bewährt) im Verhältnis zur Gesamtanzahl verkaufter Packungen im Beobachtungszeitraum
  2. Splittung der Besorger nach:
    • Anzahl unterschiedlicher Lagerartikel (u. deren Anzahl an Packungen)
    • Anzahl unterschiedlicher Nicht-Lagerartikel (u. deren Anzahl an Packungen)
    • idealerweise sollten die AEPs der einzelnen Produkte miterfasst werden (wichtig f. Schritt 2 – Verbesserung der Lieferfähigkeit)
  3. je nach Lage und Umsatzstruktur können folgende vier Bandbreiten definiert werden:
    • < 93% : schlechte Lieferfähigkeit, d.h. unmittelbarer Handlungsbedarf
    • 93% – 95%: durchschnittliche Lieferfähigkeit, Analyse notwendig
    • 95% – 97%: gute Lieferfähigkeit, Steigerung nach wie vor möglich
    • > 97%: sehr gute Lieferfähigkeit – Level halten und an Kunden kommunizieren
  4. zusätzlich können auf Basis der Öffnungstage der Apotheke ermittelt werden:
    • Anzahl Besorger pro Tag
    • Anzahl Kunden mit Besorgern pro Tag
  5. da die Lieferfähigkeit auch immer einen direkten Bezug zum Lager hat, empfiehlt sich eine zusätzliche Lageranalyse nach:
    • Gesamtlagerwert
    • Gesamtanzahl Artikel
    • Gesamtanzahl Packungen

TIPP: Um eine „ehrliche“ Bewertung der tatsächlichen Lieferfähigkeit zu gewährleisten, sollten zusätzlich zu den oben beschriebenen Schritten die sogenannten „Nein-Verkäufe“ erfasst werden, also jene Artikel aus Geschäftsfällen, die der Kunde wünscht, diese aber in der Apotheke nicht vorhanden sind und der Kunde die Apotheke ohne Bestellung und ohne Tätigung eines Alternativkaufes wieder verlässt.

Häufig höre ich den Beratungen (als Erklärung für eine geringe Lieferfähigkeit), dass es die Kunden doch gewohnt seien, dass ihre Produkte erst bestellt werden müssten. Doch Vorsicht: die Zeiten ändern sich, Kunden vergleichen und es ist um jeden Kunden schade, der zum Mitbewerb wechselt …

wie Sie die Lieferfähigkeit in Ihrer Apotheke verbessern, erfahren Sie im nächsten Teil

In drei Schritten zu einer höheren Lieferfähigkeit (Teil 2)

Wilke Jens

2. Quartal 2014 – Wachstum das (k)eines war …? Ein kritischer Blick auf die Zahlen

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen, Beratung

Die Zahlen des abgelaufenen zweiten Quartals 2014 sehen auf den ersten Blick doch eigentlich recht vielversprechend und ermutigend aus:

Es steht ein respektables Gesamtumsatzwachstum von +3,7% (Basis: Umsatz) zu Buche (im Quartal 2 des Jahres 2013 waren es -0,5%), wobei der Umsatz im rezeptpflichtigen Bereich um +3,3% und im OTC-Bereich um stolze +8,0% stieg (Quelle IMS). Auf ein in vielen Apotheken „trauriges“ Q1 (OTC -1,2% nicht zuletzt aufgrund eines schwachen Winters) geben diese Zahlen doch Anlass zur Hoffnung … – oder etwa nicht?

Ein paar Gedanken dazu:

  • Die alte betriebswirtschaftliche Plattitüde „Umsatz ist nicht gleich Gewinn“ trifft wohl  gerade in Zeiten wie diesen für Apotheken zu. Umsatzwachstum heißt leider nicht Rohertrags-, geschweige denn Gewinnwachstum
  • Wer hat wo Umsatzzuwächse generiert unter den Apotheken? Allein im „hochpreiserbereinigten“ Kassenumsatz hatten im Beobachtungszeitraum Jänner – Mai 780 (!) der rund 1.300 österreichischen Apotheken (das entspricht rund 60% …) einen Umsatzrückgang zu verzeichnen (Quelle: Österr. Apothekerverband).
  • In der Praxis haben wir Liquiditätsengpässe aufgrund der Zahlungsmodalitäten bei Hochpreisarzneimittel (mit   geringen relativen Margen) und sinkende Umsätze bei steigendem Generikaanteil (und damit sinkendem Rohertrag). Vor dem Hintergrund dass dies das (einstige?) Kerngeschäft der Apotheke (war) ist und wir in Österreich noch nicht den Zenit im Generikabereich erreicht haben (aktuell 38,0% was im internationalen Vergleich noch als moderat zu bezeichnen ist) ein Trend, der sich verschärfen wird
  • OTC-Wachstum: ja, aber eigengesteuert? nur bedingt. A) Bitte Vorsicht bei Auswertungen aus der Warenwirtschaft – Stichwort „Umsatz unter der Taxierungsgrenze„. B) Der Anteil des Einflusses auf das OTC-Wachstum durch die bereits täglich praktizierte Belieferung des Versandhandels – böse Zungen behaupten dieser erfolge von der eigenen Kollegenschaft – kann man hier nur erahnen. Faktum ist, es gibt ihn.
  • Geringerer DB I (Rohertrag) wäre bei geringeren Kosten in der Apotheke ein Nullsummenspiel … – aber welche Apotheke hat das? Wohl nur die wenigsten … 😉 Allein die kollektivvertraglichen Steigerungen tragen das ihrige dazu bei …

Grund zur Panik? Nein.

Grund zum Handeln? Ja.

Grund mehr strategisch zu denken und zu planen? Sicher – und das regelmäßig.

Wilke Jens

Privatumsatz pro Kunde – Vorsicht bei Vergleichen

von Wilke Jens in Analysen, Beratung

Von den selbständigen KollegInnen wird Sie gerne als eine der Masterkennzahlen herangezogen, von MitarbeiterInnen wird sie insbesondere bei der Einzelbetrachtung pro Mitarbeiter sehr kritischhinterfragt und der externe Berater hat beim Blick auf die betriebswirtschaftlichen Zahlen natürlich auch immer einen Kommentar zur Kennzahl „Privatumsatz pro Kunde“ parat. Unumstritten ist der Privatumsatz pro Kunde eine wichtige Maßzahl für JEDE Apotheke. Sie hat – bei richtigem Wissen über die Zahlenbasis – eine hohe Aussagekraft zur Bewertung von unterschiedlichen Aktivitäten einer Apotheke.

Es handelt sich um eine Maßzahl, die (wie auch andere Kennzahlen) kontinuierlich (=monatlich) erhoben und durchaus auch an das Team kommuniziert werden sollte; ob als Teamkennzahl und / oder mitarbeiterbezogene Kennzahl ist vielfach auch eine Frage der Unternehmensphilosophie – meine (höstpersönliche) Empfehlung geht gerade bei der Einführung in Richtung Kommunikation der Teamkennzahl. Bei der Kommunikation des Privatumsatzes pro Kunden auf Mitarbeiterebene sind teaminterne Konflikte im Vorfeld zu thematisieren, anonymisiert ist der Vergleich zum „best in class im Team“ mit der Kennzahl des Mitarbeiters eine mögliche Alternative.

Nichtzuletzt aufgrund der sich verschärfenden Rahmenbedingungen vergleichen immer mehr ApothekerkollegInnen auch untereinander den Privatumsatz pro Kunden. Dieses Benchmarking ist (nicht nur bei dieser Kennzahl) mehr als zu begrüßen, ist jedoch in seiner Aussagekraft kritisch zu betrachten! Warum: nahezu jedes Apothekenwarenwirtschaftsprogramm berechnet diese Kennzahl anders und so empfehlen sich folgende sechs Fragestellungen im Vorfeld des Vergleichs:

  1. was fällt bei meinem Warenwirtschaftssystem unter den so genannten Privatumsatz – wie wird er definiert?
  2. wie verhält es sich mit Privat- und Sonderrezepten?
  3. was geschieht mit Positionen unter der Taxierungsgrenze?
  4. wie werden Lieferscheinumsätze, die an der Tara abgewickelt werden behandelt?
  5. wie wird mit Altenheimumsätzen verfahren (gerade auch bei der Bewertung auf Mitarbeiterebene)?
  6. werden als Berechnungsgrundlage alle Geschäftsfälle oder nur jene herangezogen, bei denen Privatumsatz „passiert“? (letzteres würde klarerweise zu einem höheren Privatumsatz pro Kunden führen)

Gerade vor dem Hintergrund, dass Sie mit dem „Privatumsatz pro Kunden“ vor allem auch die Beratungsaktivität Ihres Teams und Ihrer Apotheke messbar machen wollen, empfiehlt sich das Herausschälen eines möglichst „reinrassigen Privatumsatzes“, d.h. auf den an der Tara getätigten aktiv vom Mitarbeiter initiierten Privatumsatzes. Ein permanenter Vergleich apothekenintern ist in jedem Fall sinnvoll (auch hier sind obige Fragen von Relevanz), ein Vergleich unter Kolleginnen bedarf immer einer entsprechenden vorherigen Daten- und Berechnungsanalyse.

Alles Gute dabei

Wilke Jens

Versandhandelsanteil in Österreich – erste Zahlen liegen vor …

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen

Richtig – der Versandhandel mit Arzneimitteln ist in Österreich noch nicht erlaubt. Richtig ist aber auch, dass dieser bereits seit geraumer Zeit praktiziert wird – über die bekannten Umwege aus dem benachbarten Ausland wie Tschechien, Deutschland, den Niederlanden und der Slowakei. Interessant natürlich die Frage, wie gut dieser Handel bereits heute – mit noch bestehendem Verbot im Inland – floriert. Egal ob My Care, Apotheke zur Rose oder VfG, die Versandhändler im Arzneimittelbereich punkten mit den klassischen Online-Trümpfen:

1. Niederer Preis: lt. IMS liegt der Preisnachlass im Schnitt bei rund 20% (Maxima bei 40%)

2. Convenience: das heißt Einkauf rund um die Uhr, Bestellung bequem und diskret von zu Hause aus; Lieferung ohne zusätzlichen Aufwand

IMS Health hat nun erste Trendzahlen über den Anteil des Versandhandels in Österreich aufgrund der Abverkaufszahlen von deutschen Versandhandelsapotheken (Basis OTC Offtake) veröffentlicht und schätzt diesen auf ca. 4% mit starkem Wachstum für 2014 (Quelle: IMS Wien und IMS Frankfurt). Auch die IMS sieht den wirtschaftlichen Erfolg für den Versandhandel nur für eine kleine Gruppe von bereits im Versandhandel etablierten Markteilnehmern.

Egal wie man zu dem Thema Versandhandel steht – er wird an Bedeutung gewinnen, er wird zunehmen er wird sich etablieren und er wird der öffentlichen österreichischen Apotheke Umsatz und wichtigen Rohertrag kosten – auch wenn uns das nicht gefällt. Höchste Zeit Wege einzuschlagen oder auszubauen, auf denen der Versandhandel keine Chance gegen die Apotheke vor Ort hat!!

Wilke Jens

Wie effektiv ist Ihre Mitarbeitereinsatzplanung? (Teil 2)

von Wilke Jens in Analysen, Beratung

Wann welche und wie viele  Mitarbeiter in der Apotheke eingesetzt werden zählen zu den zentralen Fragen in der Mitarbeitereinsatzplanung. In Teil 1 haben wir 2 vorbereitende Schritte gesetzt:

  1. Auflistung der Mitarbeiter nach Berufsgruppe und Zehnteldienstausmaß, sowie die Einschätzung der prozentuellen Verteilung von Tara- und Back-Office-Arbeitszeit; Je nach Positionierung der Apotheke sind Gesamtwerte von > 75% Tarazeit anzustreben
  2. Kundenfrequenz-Analyse in der eigenen Apotheke: Ersetzen / ergänzen Sie das (nicht schlechte) Bauchgefühl durch / um Fakten und erstellen Sie ein Kundenfrequenzprofil auf Stundenbasis über einen längeren Beobachtungszeitraumes (bspw. 12 Monate um Spitzen zu glätten). Gemessen an der Maximal-Kundenfrequenz planen Sie den aus Ihrer Sicht notwendigen Einsatz von Mitarbeitern pro Stunde. Eine „Faustregel“ wie viele Mitarbeiter pro Stunde bei wie vielen Kunden anwesend sein muss gibt es nicht, da diese Zahl stark u.a. von der Ausrichtung der Apotheke, von Wochentagen und -stunden, Ordinationszeiten, Monatsanfang und / oder -ende abhängig ist. Als zusätzliche Information (aus der Warenwirtschaft) sind Daten zum Verhältnis Rezept-, bzw. Nicht-Rezeptkunden hilfreich, da aus diesem Titel bereits Unterschiede in der Beratungsdauer resultieren können.

So ergeben sich auf Basis der Maximal-Kundenfrequenzen pro Stunde unterschiedlich „tara-intensive“ Stunden mit unterschiedlicher „Tara-Dringlichkeit“: beispielsweise 85-100% der maximalen Kundenfrequenz stellen in Ihrer Apotheke „Tara-Prioritätsstufe 1“, 60-85% „Tara-Prioritätsstufe 2“ etc. dar. Diese Zahlen und die damit verbundenen Ziele sollten den MitarbeiterInnen kommuniziert und die entsprechend notwendigen organisatorischen Maßnahmen besprochen werden. So muss allen Mitarbeitern klar sein, dass bei „Tara-Prioritätsstufe 1“ der ganz klare Fokus auf der Anwesenheit an der Tara sein sollte, zeitlich disponierbare Tätigkeiten (Rezeptkontrolle, -Abrechnung, Anfertigungen auf Vorrat, Reinigungstätigkeiten und andere Routinearbeiten) hingegen in diesen „heißen Phasen“ tunlichst zu vermeiden sind!

Aus den Erfahrungen in den Beratungen erreichen Sie mit dieser Vorgangsweise fünf wesentliche Ziele:

  1. Mehr Tara-Anwesenheit zu den entscheidenden Zeiten
  2. Mehr Kundenzufriedenheit
  3. Mehr Mitarbeiterzufriedenheit
  4. Effektivere Beratung und
  5. Chance auf Verbesserung des Privatumsatzes pro Kunden

Alles Gute hierbei,

Ihr Jens Wilke

Wilke Jens

Wie effektiv ist Ihre Mitarbeitereinsatzplanung? (Teil 1)

von Wilke Jens in Analysen, Personal

36% Hochpreispräparate im Jahr 2013 (Bundesland Salzburg; Quelle: Österr. Apothekerverband) stellen nicht nur für viele Apotheken ein Liquiditätsproblem dar (s. hierzu auch den Artikel „Hochpreis-Arzneimittel als Liquiditätsfalle“) sie beeinflussen auch den Rohertrag und damit das Betriebsergebnis der Apotheke.

Umso wichtiger ist und wird daher der optimale Einsatz aller Ressourcen, insbesondere der Mitarbeiter in eigenen Apotheken – hierzu einige Überlegungen:

3 Grundfragen sind bei der Mitarbeitereinsatzplanung zu klären:

1. WIEVIELE Mitarbeiter benötige ich generell für den optimalen Betrieb meiner Apotheke?

2. WANN setze ich im Tagesgeschäft WIEVIELE Mitarbeiter ein? und

3. WANN setze ich WELCHE Mitarbeiter für WELCHE Tätigkeiten ein?

Fundament jedes wirtschaftlich agierenden Unternehmens ist die Wertschöpfung. Diese geschieht in der Apotheke in aller Regel an einem Ort: an der TARA. Hier wird Geld verdient. Hier erfolgt Differenzierung. Hier muss Performance erbracht werden. Alle sonstigen organisatorischen Tätigkeiten sind wichtig, müssen effizient aufgestellt sein und ohne sie wäre die Apotheke auch an der Tara nicht zu führen. Sie sind und bleiben aber unterstützende Tätigkeiten für den wertschöpfenden Bereich an der Tara. Wer hier sauber aufgestellt sein will, muss diesen Bereich zwingend analysieren.

Schritt 1:

Zur Vorbereitung: Listen Sie vorab Ihre Mitarbeiter mit Zehntel bzw. Wochenarbeitsstunden auf und schätzen Sie quantitativ prozentuell deren Einsatz an der Tara bzw. (daraus folgend) im Back-Office-Bereich (bspw. Apothekerin 1: 85% Tara zu 15% Back-Office ergibt 36 Stunden an der Tara und 4 Stunden für organisatorische Back-Office-Tätigkeiten). Setzen Sie für eine Gesamtanalyse dabei auch Ihre eigene Arbeitskraft mit entsprechenden Stunden und Prozentwerten an. Ein Ziel dieser Analyse ist auch die in der Apotheke verfügbare Tarazeit pro Woche zu ermitteln. Im Pharmazeutenbereich sollten Sie (exkl. Ihrer Person) auf Werte von idealerweise größer als 85% Tara-Zeit kommen. In gleicher Weise analysieren Sie den PKA-Bereich und ermitteln so den Gesamtanteil Tarazeit (in Stunden pro Woche bzw.Prozent) bzw. Back-Office-Zeit. Nicht selten ermitteln Apotheken hier Gesamt-Tara-Prozentwerte von lediglich knapp über 50%. Optimal sind (je nach Ausrichtung Positionierung der Apotheke) Werte von > 75%.

Schritt 2:

Erstellen Sie auf Basis Ihrer Kundenfrequenzen ein „Stunden-Frequenz-Profil“ für Ihre Apotheke. Wann haben Sie nach Stunden und Wochentagen im Schnitt wieviele Kunden in Ihrer Apotheke (für eine Detailbetrachtung ist auch die Unterscheidung nach Rezeptaufkommen interessant) und wo ist gemessen an Ihren Stundenfrequenzen die „Maximal-Anzahl“ an Kunden in Ihrer Apotheke zu verzeichnen? Diese Auswertung stellt die Basis für alle weiteren Überlegungen und Schritte dar.

Mehr dazu in Teil 2

 

Wilke Jens

EuGH-Urteil und die möglichen Konsequenzen

von Wilke Jens in Allgemein, Analysen, Beratung

Seitdem die Meldung über das EuGH-Urteil verlautbart wurde, haben mich zahlreiche ApothekerkollegInnen kontaktiert – die Verunsicherung ist verständlich und spürbar. Die meistgestellte Frage lautet: „Was heißt das nun konkret?“

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit seinem – für viele Beteiligte doch überraschenden – Urteil in puncto Bedarfsplanung für Apotheken einen der fundamentalen Bereiche des österreichischen Apothekengesetzes zumindest aufgeweicht. Künftig sollen örtliche Besonderheiten (?) berücksichtigt und das Bedarfskriterium der 5.500 Einwohner somit lokal in  Ausnahmesituationen (?) gekippt werden können. Ziel ist es mögliche Versorgungslücken in unterversorgten Gebieten zu schließen aber auch eine Überversorgung zu verhindern. Eine Reduktion auf die Einwohnerzahl widerspricht laut EuGH dem Unionsrecht. Entscheiden in sollen in derartigen Ausnahmefällen die nationalen Behörden.

Das Urteil wirft viele Fragen auf und was dieses EuGH-Urteil konkret im Detail in der Praxis bedeutet, kann zum heutigen Zeitpunkt in seiner ganzen Tragweite wohl nur schwer seriös beurteilt werden. Sicher ist aber, dass ein wesentlicher und objektiver Asset der österreichischen Apothekenlandschaft, nämlich „Planbarkeit“ kleiner geworden ist. Das unternehmerische Risiko – bereits jetzt aufgrund von bekannten Einflussfaktoren wie Margenkürzungen, Umsatzeinbußen, Versandhandel etc. – wird weiter steigen.

Erhöhtes Risiko ist teuer und kostet Geld – das gilt nicht nur für den Versicherungsbereich. Das durch das EuGH-Urteil nun weiter gestiegene Risiko und die damit einhergehende sinkende Planungssicherheit im Apothekenbereich wird zweifelsfrei Konsequenzen haben für viele Marktteilnehmer. Betroffen sind mögliche Apothekenkäufer, Neugründer, aber auch Apothekeneigentümer die den Verkauf der Apotheke planen, Lieferanten, die Unterstützung bei Neugründungen in Form von Finanzierungshilfen bieten, sowie finanzierende Banken.

Die Szenarien sind mannigfaltig:

  • drastische Verschlechterung der Ertragslage einzelner Apotheken die von oben genannten Ausnahmergeln betroffen sind
  • sinkende Verkaufspreise bei Apothekenübergaben wenn der Standort der Apotheke eine unsichere Rechtslage aufweist
  • Verteuerung von laufenden und zukünftigen Finanzierungen für bestehende Apotheken und Apothekenübernahmen (Stichwort „Risikoaufschlag“)
  • generell erschwerte Finanzierbarkeit von Projekten mit unklaren Rahmenbedingungen vor dem jetzigen EuGH-Urteil
  • Zurückhaltung seitens der Lieferanten bei Finanzierungsunterstützungen bzw. Verteuerung und Verschärfung möglicher Verpflichtungen

Egal von welcher Seite man das Urteil der Richter in Luxemburg betrachtet – das wirtschaftliche Spannungsfeld der österreichischen Apotheke wird sich weiter erhöhen.

Wilke Jens

Informationen an den Kunden – weniger ist mehr

von Wilke Jens in Analysen, Marketing

 John Naisbitt, US-amerikanischer Zukunftsforscher hat es einmal treffend formuliert: „We are drowning in information and starved for knowledge“. Der Umstand, dass wir trotz steigender Informationsflut an einer Wissensarmut leiden, ist in Zeiten wie diesen unumstritten. „Wir“, das sind auch unsere Kunden in der Apotheke. Ein Zuviel birgt Gefahren in sich.

Wer sich in seiner Apotheke beispielsweise die Produktvielfalt seiner Frei- und Sichtwahl kritisch – mit den Augen seiner Kunden – betrachtet, wird feststellen, dass wohl auch hier die Chancen auf einen erfolgreichen „Informations-Overload“ recht groß sind. Machen Sie sich bitte die Mühe und stellen Sie sich mit den Augen des Kunden vor eines Ihrer Regale und zählen Sie nur die Anzahl unterschiedlicher Artikel – Sie werden überrascht sein …

Zuviel Auswahl lähmt den Kunden

Zahlreiche Experimente zum Kundenverhalten zeigen deutlich, dass eine zu große Vielfalt an Informationen Entscheidungen negativ beeinflussen. Das gilt insbesondere auch für den Kauf von Produkten. Der Kunde reagiert auf Informationsüberfluss am häufigsten mit Kaufverzicht. Eine Studie der Columbia Business School ergab Folgendes: in Supermärkten wurden zwei Verkaufstische mit unterschiedlicher Anzahl an verschiedenen Sorten Marmelade (6 bzw. 24) präsentiert. Jene Kunden, die lediglich zwischen sechs Sorten wählen konnten, entschieden sich zu 30 Prozent für einen Kauf, die andere Kundengruppe mit deutlich größerer Auswahlmöglichkeit kaufte nur in 3 Prozent aller Fälle. (Quelle: Harvard Business Manager 1 / 2014). Informationsüberfrachtung mündet demnach in wachsende Unentschlossenheit, Angst und Reuegefühl.

Eine andere amerikanische Studie zeigte, dass die Herausforderung sich bei einer zu großen Auswahl zu orientieren, die wahrgenommene Bedeutung der Entscheidung erhöht. Vermeintlich triviale Kaufentscheidungen werden so immer komplizierter und zeitaufwendiger. Unzufriedenheit mit dem Kaufprozess und Kaufreue sind die Folge dieser Unzufriedenheitsspirale. In der Apotheke wird – anders als im klassischen Konsumgüterbereich – dieser Umstand noch die Komplexität der Materie an sich und das mangelnde Wissen der Kunden über Produkte und Wirkmechanismen verstärkt.

Was bedeutet das für die Apotheke?

  1. kritische Analyse der sichtbaren (!) Produktvielfalt
  2. Vereinfachung und Konzentration in der Warenpräsentation (dabei können und sollten durchaus auch ihre USPs und „Spezialitäten“ im Fokus sein)
  3. einfache und zielgerichtete Kommunikation an den Kunden

 Machen Sie es Ihren Kunden leicht –  sie werden es Ihnen danken …

Alles Gute hierbei, Ihr Jens Wilke

 

Wilke Jens

Versandhandel in Österreich – und Ihre Strategie? Teil 2

von Wilke Jens in Analysen, Beratung

Der Arzneimittelversandhandel in Österreich steht vor der Tür. Wie die Beispiele in anderen Ländern (in denen bereits seit längerer Zeit Versandapotheken betrieben werden) zeigen, wird es hierfür auch einen Markt geben.

Betriebswirtschaftlich strategisch gilt es im Vorfeld drei essentielle Fragenbereiche zu beleuchten:

1. Welches Marktvolumen ist im Arzneimittel-Versandhandel in Österreich mittelfristig zu erwarten?

2. Ist der Versandhandel auch für die Einzelapotheke ein interessantes Geschäftsmodell?

3. Wie kann sich die Vor-Ort-Apotheke entsprechend wappnen?

Zu erwartendes Marktvolumen?

Ein Blick zu unseren nördlichen Nachbarn, in denen der Arzneimittelversandhandel seit der Novellierung des Arzneimittelgesetzes und des Apothekengesetzes im Jahr 2004 erlaubt ist, zeigt folgendes Bild: der Marktanteil des Versandhandels in Deutschland im OTC-Bereich liegt mittlerweile bei rund 12,5 % (umsatzbezogen), die Umsätze belaufen sich auf ca. 510 Millionen Euro. Die Wachstumsraten liegen zwischen sieben und neun Prozent und mittlerweile wird jede zehnte Packung im Non-Rx-Bereich über den Versandhandel abgewickelt. Der Marktanteil hat sich dabei in den letzten fünf Jahren fast verdoppelt.

Postuliert man eine umsatzbezogene „Zehntel-Betrachtung“ für Österreich, so ergäbe sich langfristig näherungsweise ein OTC-Versandvolumen von rund 50 Millionen Euro. Da marktüblicherweise mehr Angebot auch mehr Nachfrage erzeugt, ist per se nicht mit ein 1:1 Volumensverlust in der Vor-Ort-Apotheke zu erwarten (das wären rund 40.000 EUR), dennoch ist – je nach Positionierung der jeweiligen Apotheke – mit spürbaren Einbußen in der Präsenzapotheke zu rechnen.

Attraktivität des Versandhandels für die Einzelapotheke?

Fakt ist: Der Versandhandel wird sich auch in Österreich – wie bereits heute schon in diversen vorhandenen Kanälen sichtbar – vornehmlich über den Preis positionieren. Da hier bereits Platz zwei im möglichen Preisranking schon die Position eins der Verlierer darstellt, ist mit einer generellen starken Preiserosion zu rechnen. Wie zahlreiche Insolvenzbeispiele aus Deutschland zeigen, gibt es hier – trotz finanzieller Unterstützung namhafter Investoren aus anderen Branchen – viele Verlierer und nur wenige Gewinner. Wer vorhat in dieses Business einzusteigen, wird mehr benötigen als einen putzigen Online-Shop der 90-er Jahre und vor allem eines: einen langen finanziellen Atem. Wer (online) mehr zu bieten hat als Rabatt, beispielsweise für den Kunden attraktive Nischenprodukte, die nicht in jeder (Online-)Apotheke zu finden ist, hat gute Chancen, sich als kleiner feiner Spezialitätenhandel abseits des Preiskampfes zu positionieren.

Wie kann sich die klassische Apotheke vorbereiten?

Die traditionelle Apotheke vor Ort wird den Online-Versandhandel im rezeptfreien Arzneimittelbereich nicht verhindern können – Sie kann aber ihre Trümpfe deutlich besser ausspielen, sich dieser mehr bewusst werden bzw. ihre Stärken entsprechend auf- und ausbauen. Letztere liegen vor allem in zwei Bereichen:

1. Kundendaten sinnvoll nutzen

Jede andere Branche beneidet uns Apotheker um das Wissen und den Zugang zu den Daten unserer Kunden. Ein Arbeiten mit den Daten setzt jedoch die Generierung derselben voraus. Wer (selbstredend mit dem Einverständnis seiner Kunden) kontinuierlich Kundendaten sammelt und gezielt – das heißt mit individuellem Kundennutzen damit arbeitet, wird auch zukünftig mit seinen Kunden kommunizieren können, selbst wenn sie die Apotheke schon verlassen haben.

2. noch besser als Fachgeschäft für Gesundheit mit persönlicher Beratung positionieren

Als einer der letzten sozialen Oasen hat die Apotheke vor dem Hintergrund ihres Fachwissens eine optimale Basis für langfristige Kundenbindung. Zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein: die Apotheke muss das Alleinstellungsmerkmal der Fachberatung auch – erbarmungslos objektiv qualitätsgesichert – wahrnehmen und dies getreu dem Motto „tue Gutes und sprich darüber“ – auch an ihre Kunden und die Öffentlichkeit kommunizieren.

Eine Gedankenanregung in Richtung unserer Industriepartner: Gerade bei der Initiierung der Erstkäufe ist der Stellenwert der persönlichen Beratung der Vor-Ort-Apotheke von enormer Bedeutung – dies sollte beim kurzfristigen Fokus auf die Umsatzzahlen nicht vergessen werden. Versandhandel bringt zweifelsfrei Umsatzvolumen – die Frage lautet: mit welchem langfristigen DB-Verfall bei gleichzeitiger Markenerosion?

Conclusio: der Versandhandel wird auch in Österreich Umsätze (bei prozentuell bescheidener Rentabilität) generieren. Wer seine Apotheke nicht auf seinen aktuellen status quo analysiert und einen persönlichen Masterplan schmiedet oder diesen schon hat, wird mittelfristig signifikante Verluste erleiden, denn der Versandhandel ist schließlich nicht die einzige Baustelle, die sich in den nächsten Jahren in der österreichischen Apothekenlandschaft ergeben wird.

Wer seine Apotheke vor Ort jedoch blitzsauber individuell aufstellt und sich seiner vorhandenen Stärken mehr bewusst wird und diese auch ausspielt, braucht sich vor der (Fernabsatz-)Zukunft nicht zu fürchten!

Ich wünsche Ihnen und Ihren Familien auf diesem Weg ein schönes und besinnliches Weihnachtsfest, ein paar ruhige Stunden zum Erholen und  Alles Gute für 2014 – bleiben Sie gesund!

Ihr Jens Wilke

Wilke Jens

Versandhandel in Österreich – und Ihre Strategie? Teil 1

von Wilke Jens in Marketing

Der Onlinemarkt in Österreich ist vorhanden – bald auch im Arzneimittelbereich. Die Liberalisierung des Handels von Arzneimitteln ist beschlossene Sache. Der Versandhandel im Apothekenbereich kommt. Nicht irgendwann – sondern im Jahr 2014. Man kann die Thematik des Versandhandels natürlich kontrovers diskutieren, so sprechen die einen vor dem Hintergrund möglicher Arzneimittelfälschungen von Hochrisikogeschäften auf Kosten der Endverbraucher, die anderen von einem längst fälligen zeitgemäßen Modell der Nachfragebefriedigung im Arzneimittelbereich.

Wie auch immer man zum Thema E-Commerce stehen mag, Fakt ist: Die Nachfrage für Onlinegeschäft ist vorhanden und sie steigtauch in Österreich.

19% Wachstum im Onlinebereich im Jahr 2012

2,5 Mrd. Euro haben Herr und Frau Österreicher im Jahr 2012 im Onlinehandel ausgegeben – um beachtliche 19% mehr als noch in 2011. Zu diesem Ergebnis kam das Forschungs- und Bildungsinstitut für den Handel EHI in seiner neu erschienen Studie zum Thema E-Commerce in Österreich und der Schweiz. Dabei ist der Markt sehr stark konzentriert, so erwirtschaften die zehn größten Onlinehändler rund 30% des Umsatzes. Wenig überraschend: Amazon führt die Liste der umsatzstärksten Versandhändler mit rund 13% des gesamten Onlinehandels an. Bereits der Zweitplatzierte Universalversand erwirtschaftet nur noch rund ein Drittel des Umsatzes von Amazon.

Klarer Trend zu Multichannel

Die Zeiten, in denen Händler ausschließlich auf den Online-Vertriebskanal setzen, sind vorbei. So betreiben 61% der in Österreich tätigen Onlinehändler zusätzlich ein physisches Geschäft. Mobile Präsenz, d.h. die Möglichkeit „rund um die Uhr“ einzukaufen, wird zukünftig noch wichtiger. Die Autoren der Studie kommen unter anderem zum Schluss, dass es den Händler, den es online nicht gibt, für den Kunden gar nicht gibt.

Die Übertragbarkeit der ermittelten Ergebnisse auf die Apotheke wird sich weisen. Man braucht kein Prophet zu sein, um zu wissen, dass es auch im Apothekenbereich einen Markt für ein Online-Geschäft geben wird. Diese Nachfrage wird befriedigt werden. Von Einzelkämpfern wie auch von Betreibern mit langjähriger logistischer Erfahrung und potenter finanzieller Ausstattung. Es werden signifikante Umsätze erwirtschaftet werden. Ob der einzelne – ob des Preiskampfes und der oft unterschätzten Logistikkomplexität – wirtschaftlich erfolgreich sein wird, ist mehr als zu bezweifeln.

Für die öffentliche Apotheke, die bis dato nur im geographisch lokalen Wettbewerb stand, stellt sich hingegen die Frage, ob und wie Sie sich – sofern noch nicht geschehen – auf die neuen Herausforderungen des Onlinehandels vorbereiten kann …

Mehr dazu in Teil II

 

Wilke Jens

Welches Pouvoir haben Ihre Mitarbeiter an der Tara?

von Wilke Jens in Marketing

Jeder von uns ist täglich Kunde. Als Kunden lieben wir es, wenn Dinge unkompliziert gelöst werden. Als Kunde lieben wir es, rasche und unbürokratische Auskünfte und Entscheidungen zu erhalten. Dieses Verhalten transportiert Professionalität. Dieses Verhalten signalisiert gelebte Kundenorientierung. Dieses Verhalten wird von den Kunden honoriert: mit einer erhöhten Besuchsfrequenz, mit Mehrumsatz. Dies gilt im selben Maße auch für die Kunden Ihrer Apotheke.

Umso wichtiger ist es, allen MitarbeiterInnen Leitlinien und Regeln an die Hand zu geben, innerhalb derer Sie eigenständig, frei und direkt am Kunden Entscheidungen treffen können.

Zwei Beispiele aus der Praxis:

Beispiel 1:

Kundin kommt in die Apotheke und reklamiert bei einer Mitarbeiterin ein Produkt X. Der AEP des Produktes liegt bei 6,70 EUR. Nach endloser Diskussion wer nun der Schuldige in der Causa sei, entschließt man sich die Apothekenleitung zu Rate zu ziehen. Nach nochmaligem Aufrollen des Falles und „Kreuzverhör“ des Kunden wird eine Lösung gefunden …

 

Beispiel 2:

Kunde kommt in die Apotheke, streckt der Mitarbeiterin das Rezept entgegen mit den Worten: „das müsst’s sicher wieder bestellen …“ Ein Blick in das Warenwirtschaftssystem bestätigt die Prophezeiung des Kunden: kein Lagerartikel, Artikel wurde aber bereits regelmäßig in den letzten 3 Monaten verkauft, AEP liegt bei 12,40 EUR.

Beide Beispiele sind keine Seltenheit und widerspiegeln die Chancen, die sich täglich im Kundenkontakt zur Kundenbindung bieten.

Ursachenanalyse

Mitarbeiter agieren in aller Regel pflichtbewusst, versuchen möglichen finanziellen Schaden vom Unternehmen fern zu halten und verhalten sich daher im Zweifelsfall eher defensiv an der Tara. Gerade beim „An Lager legen“ fürchten MitarbeiterInnen den Lagerwert negativ nach oben zu beeinflussen („der Chef sagt immer wir haben ein zu großes Lager„), bei (auch niederpreisigen) Reklamationen schwebt die mögliche Diskussion mit dem Chef, warum denn die Ware zurückgenommen wurde.

Was braucht es?

Nicht alles im Apothekenalltag an der Tara kann bis ins letzte Detail geregelt werden. Wenn MitarbeiterInnen ihren Handlungsspielraum gerade bei Entscheidungen mit betriebswirtschaftlichen Konsequenzen kennen, fällt Ihnen das Agieren am Kunden in vermeintlich schwierigen Situationen leichter. Handlungsrichtlinien (idealerweise schriftlich fixiert und kommuniziert) für bestimmte Situationen wie die oben beschriebenen, erleichtern das Leben der MitarbeiterInnen an der Tara.

Was bringt es?

Wenn MitarbeiterInnen wissen unter welchen Bedingungen sie bspw. selbständig Artikel an Lager legen können (Preis bis x EUR, Anzahl der Verkäufe in den letzten 3 Monaten) bzw. wann Ware ohne Diskussion zurückgenommen wird (mit der Betonung gegenüber dem Kunden, dass dies auch vom Chef ganz bewusst so gewünscht wird) wird viel Positives ernten:

  1. Stärkung der Kompetenz und Eigenverantwortung der MitarbeiterInnen an der Tara
  2. Professionalisierte und spürbare Kunden– und Serviceorientierung am Kunden
  3. Differenzierung und langfristige Kundenbindung – und das ohne Investitionsbedarf
Wilke Jens

Hochpreis-Arzneimittel als Liquiditätsfalle

von Wilke Jens in Finanzierung & Finanzdienstleistung

30%, 40% punktuell bis zu 50% Ihres Kassenumsatzes erwirtschaften zahleiche Apotheken mit sogenannten HochpreisArzneimittel, also Arzneimittel mit hohem Umsatzvolumen aber geringem Deckungsbeitrag. Bei der Medianapotheke fallen rund 42.000 EUR pro Monat in diese Umsatzklasse pro Monat. Die Folge? Neben einem sinkenden Gesamtdeckungsbeitrag  (bei gleichzeitig steigenden Kosten) melden Apotheken zunehmend Probleme mit ihrer Liquidität.

Die Gründe hierfür liegen auf der Hand: kommt der Patient mit einem „Hochpreiser“ am Rezept im worst-case Anfang des Monats in die Apotheke, so hat die Apotheke nun neben dem gesetzlich vorgeschriebenen Auftrag der ordnungsgemäßen Versorgung der Bevölkerung mit Arzneimitteln nun zusätzlich und unfreiwillig eine Finanzierungs– oder besser gesagt Vorfinanzierungsfunktion. Denn während das Geld der Gehaltskasse in den ersten Tagen des Folgemonats am Geschäftskonto einlangt, müssen jene Hochpreiser, die nicht über den pharmazeutischen Großhandel geliefert werden, bereits nach wenigen Tagen bezahlt werden. Somit entsteht ein Vorfinanzierungszeitraum von bis zu 30 Tagen.

Apotheken, die bereits ohne Hochpreiser-Einfluss mit ihrem Geschäftskonto knapp an ihrer Rahmenlinie liegen, rutschen zunehmend tiefer in die teuerste Form der Finanzierung, den Kontokorrentkredit (horrend teuer insbesondere bei dessen Überziehung). Bei zu Teil nicht nachverhandelten Zinssätzen jenseits der 10%-Grenze wird rasch klar, dass der ohnedies geringe Deckungsbeitrag in diesem Umsatzsegment zusätzlich signifikant beschnitten wird.

Unsere Empfehlungen:

  1. Finanzierungskonditionen der Bank überprüfen und ggf. nachverhandeln.
  2. Hersteller-Zahlungskonditionen unter die Lupe nehmen (Bankeinzüge bei fehlenden Vorteilen streichen).
  3. Langfristige Strategien entwickeln, die Unabhängigkeit vom fremdgesteuerten Umsatz sichern.
Wilke Jens

Apotheken-EDV: Geld und Zeit sparen

von Wilke Jens in Analysen, Einkauf & Lagermanagement

Ziel jeder elektronischen Datenverarbeitung (EDV) ist es, dass unternehmerische Handeln zu erleichtern und zu optimieren. Das trifft auch auf die EDV-Systeme öffentlicher Apotheken zu. Das elektronische Warenwirtschaftssystem bildet das Software-Rückgrat jeder Apotheke. Wer bereits in den „Genuss“ eines längerfristigen Stromausfalls gekommen ist, durfte rasch erkennen, dass ohne EDV in der Apotheke (nahezu) gar nichts mehr läuft. Fluch und Segen liegen also eng zusammen. „OHNE“ geht es nicht, „MIThat sehr häufig ungeahntes Optimierungspotenzial.

Das tägliche „Overrulen“ des automatischen Bestellvorschlages

Der weitaus überwiegende Teil der Apotheken arbeitet bereits mit einem POS-System, d.h. einem Warenwirtschaftsprogramm mit sogenannter automatischer Lagerstandsführung. Allen Systemen gleich ist, dass sie auf Artikelebene automatische Bestellvorschläge erarbeiten. Auffallend ist, dass der automatische Bestellvorschlag sehr häufig manuell verändert wird – das kostet Zeit und damit Geld! Der automatische Bestellvorschlag richtet sich im Wesentlichen nach den beiden Parametern:

a)      statistische Nachfrage im Zeitraum X

b)      errechneter Bedarf für Zeitraum Y

Wenn es also zu Abweichungen zwischen von der EDV vorgeschlagenen Packungsanzahl und der Einschätzung des sinnvollen Bedarfs seitens des „Bestellers“ kommt, ist die Ursache in diesen beiden Bereichen zu suchen – mögliche Fragestellungen dabei sind u.a.:

  1. wie errechnet „mein“ Apotheken-EDVSystem die Nachfrage?
  2. welcher Beobachtungszeitraum wird vom System herangezogen?
  3. gibt es eine zeitlich gesteuerte Gewichtung der Nachfrage?
  4. Sind die Parameter so justiert, sodass das System auf rasches Ansteigen und Absinken der Nachfrage reagiert (Stichwort saisonale Artikel)?
  5. wie ist die Reichweite, d.h. der Bevorratungszeitraum des Systems eingestellt?
  6. sind die Bestellstufen auf das Bestellverhalten bzw. Einkaufskonditionen abgestimmt?
  7. ….

Die EDV ist der sprichwörtliche „elektronische Motor“ jeder Apotheke. Dieser sollte permanent gewartet, justiert und auf das entsprechende Fahrverhalten richtig eingestellt werden. Es gibt viele Dinge, über die es sich lohnt in der Apotheke nachzudenken – das Tuning der Apotheken-EDV sollte sehr weit oben stehen – es lohnt sich im mehrfachen Sinne

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