in Teil 1 (letzter newsletter zu diesem Thema) haben wir uns die notwendigen Schritte zur Analyse der aktuellen Lieferfähigkeit der Apotheke angesehen. Wie lässt sich nun auf Basis der ermittelten Werte die Lieferfähigkeit konkret verbessern?

Es empfiehlt eine Unterscheidung nach den Kriterien:

• Lagerartikel
• Nicht-Lagerartikeln

Erhöhung der Lieferfähigkeit bei Lagerartikeln:

Zur Erklärung: Ein Großteil aller Apotheken verwendet mittlerweile ein POS-System, also ein System mit automatischer Lagerstands- und Bestellfunktion. D.h. auf Basis des ermittelten Verbrauches werden für Lagerartikel je nach hinterlegten Bestellstufen des Systems zwei Parameter festgelegt:

1. Bestellpunkt: also jene Lagermenge, bei deren Unterschreitung  (man spricht vom sogenannten Mindestlagerbestand) der Artikel automatisch in den Bestellauftrag gelegt wird
2. Bestellmenge: jene Menge, die (ebenfalls auf Basis von Verbrauch und hinterlegter Bestellstufe) das System zur Bestellung vorschlägt

Beide Parameter sind bei Warenwirtschaftssystemen mit Grundeinstellungen hinterlegt; es empfiehlt sich die Überprüfung bzw. Beantwortung folgender Fragen:

1. Wie ist die „Reichweite“, also die automatische Bevorratungszeit Ihres Systems eingestellt? Eine kurze Bevorratungszeit (beispielsweise unter 14 Tage) vermindert zwar ihren Lagerwert, erhöht aber gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von Besorgern (=Nachlieferungen)
2. Reagiert das System auf rasches Ansteigen bzw. Absinken des Verbrauches (Stichwort „saisonale Artikel“ wie Allergie etc.)?
3. Haben Sie in Ihrem System bei bestimmten Artikeln fixe Bestellparameter hinterlegt? Dies kann grundsätzlich sinnvoll sein, Sie müssen sich allerdings im Klaren sein, dass die Bestellparameter damit „eingefroren“ sind (keine Reaktion auf Veränderung der Nachfrage) – eine regelmäßige Überprüfung von Artikeln mit fix hinterlegten Bestellparametern macht daher Sinn.

Erhöhung der Lieferfähigkeit bei Nicht-Lagerartikeln:

Hier empfiehlt es sich (im Team) folgende Fragen zu beantworten:

1. Werden die Besorger (Nicht-Lagerartikel) regemäßig (= 1x p.m.) ausgewertet?
2. Gibt es definierte Standards für das „An-Lager-legen“ von Besorgern? D.h. ab wann werden (idealerweise personenunabhängig) Besorger zum Lagerartikel „deklariert“ – d.h. es gilt zu definieren, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit dies ein Mitarbeiter selbständig vornehmen kann wie beispielsweise:
   1. ab welchem Verbrauch (Nachfrage) in welchem Zeitraum (je nach Wettbewerbsumfeld bspw. 3 Nachfragen in 2 Monaten)
   2. bis zu welchem AEP (um hier bewusst für den Mitarbeiter ein Pouvoir zu schaffen, bis zu dem professionell und serviceorientiert direkt am Kunden die Kommunikation erfolgt, dass der Artikel nun zukünftig vorrätig gehalten wird)
   3. gerade hier ist die Erfassung der NEIN-Verkäufe von großer Bedeutung, da sonst eine zu niedere Besorgerquote vorgetäuscht wird

WICHTIG: Eine Strategie zu Erhöhung der Lieferfähigkeit sollten immer auch Standards definiert werden, die eine „Beobachtung“ der neu an Lager gelegten Artikel beinhalten; dies verhindert eine unkontrollierte Erhöhung des Lagerwertes und senkt das Risiko einer „Deckungsbeitragsvernichtung“. Wie bei vielen Dingen gilt: nur die Regelmäßigkeit schafft den Erfolg …

Alles Gute dabei wünscht Ihnen

Ihr Jens Wilke