Haben Sie die Bewerbungsgespräche gut hinter sich gebracht und eine Auswahl getroffen? Glückwunsch, dann ist der richtige Mitarbeiter endlich gefunden! Jetzt geht es aber erst so richtig los. Der nächste Schritt ist die Einführung und Einarbeitung des neuen Mitarbeiters in die Apotheke, das Team und seine Aufgaben.  Sehen Sie die Einarbeitungszeit als Prozess, der sich über einen längeren Zeitraum zieht. Es wird nicht mit einem Tag getan sein. Wird ein Mitarbeiter aber gut eingearbeitet, kann er schnell eigenständig Aufgaben übernehmen und Sie und alle im Team werden entlastet und sparen wertvolle Zeit um seine Fehler zu korrigieren.

Auch wenn der sogenannte „Sprung ins kalte Wasser“ noch immer von einigen Chefs und Teamleitern als besonders positiv für eine steile Lernkurve propagiert wird – eine gründliche und strukturierte Einführung des neuen Mitarbeiters ist ungemein wichtig und zahlt sich langfristig aus. Optimale Einarbeitung bedeutet, dass der „Neuling“ Bedingungen vorfindet, die es ihm so einfach wie möglich machen, sich in den Arbeitsprozessen des Unternehmens zurechtzufinden. Dazu müssen von Anfang an alle Informationen strukturiert vermittelt werden.

Schon vor dem ersten Arbeitstag sollten einige Dinge vorbereitet und abgeklärt werden:

1. Wer nimmt den neuen Mitarbeiter morgens in Empfang und wie?

Am ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter nicht nur im Unternehmen, sondern vor allem auch im Team willkommen geheißen werden. Planen Sie z.B. eine Teamsitzung, in der sich jeder kurz vorstellt oder ein kleines Willkommens-Geschenk überreicht wird. Oder eine Kaffeepause mit einer Willkommenstorte? Es muss gar nichts Großes sein, die Geste zählt. Aber geben Sie dem „Neuen“ das Gefühl, dass Sie auf ihn gewartet haben und froh sind, ihn im Team zu haben.

Zu Beginn sollte der neue Mitarbeiter außerdem einen direkten Ansprechpartner haben, an den er sich immer wenden kann, falls Fragen auftauchen.
Auch eine Einführung in die wichtigsten organisatorischen Themen sollte dabei erfolgen (Arbeitszeitenregelung, Pausenerfassung, Sicherheitseinweisungen, Informationssysteme, Krankmeldung, Urlaubsplanung etc.).

2. Ist der Arbeitsplatz eingerichtet und funktionsfähig? Sind die IT-Systeme freigeschalten und diverse Konten und Zugänge eingerichtet?

3. Welche Aufgaben werden dem „Novizen“ wann und von wem gezeigt?

Gehen Sie nochmal zurück zum ersten Teil dieser Artikel-Serie, da haben Sie sich über die Aufgaben des „Neuen“ Gedanken gemacht. Versuchen Sie den Kollegen zuerst für einfachere Aufgaben einzuteilen, um ihn dann Stück für Stück an komplexere Projekte heranzuführen. Klären Sie mit Ihrem Team ab, wer dem neuen Mitarbeiter was wann zeigen könnte.

Stecken Sie auch mit dem neuen Kollegen ab, an welchen Projekten und Aufgaben dieser beteiligt sein soll. Somit kann dieser besser planen und ist nicht bereits von Anfang an komplett überfordert.

Legen Sie zudem von Anfang an Termine fest, an denen Sie sich mit dem Kollegen austauschen, um ein beidseitiges Feedback zu erhalten. Dadurch können Fehler und Ineffizienzen vermieden werden und die Motivation des Mitarbeiters bleibt erhalten.

Ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem neuen Kollegen!