Der Frühling zählt mit zu den geeignetsten Jahreszeiten wo sich eine konzentrierte Warenlagerbereinigung bezahlt macht.

Genauso wie eine Fastenwoche und die damit verbunden Entschlackung des Körpers für Hochgefühle sorgen kann, so verhält es sich auch bei der Warenlagerbereinigung. Natürlich ist das Ganze nicht unanstrengend, aber die Belohnung ist dafür enorm.

Hier Tipps zur Vorgehensweise:

• Ermitteln Sie zuerst den Warenlagerbestand bzw. Wert und notieren Sie diese Zahl.
• Versuchen Sie das zuständige Team von der Sache bzw. dem Auftrag zu begeistern und geben Sie klare Anweisungen.
• Teilziele helfen in der Regel enorm (das motiviert)
• Setzten Sie sich ein zeitliche Frist bis wann die Warenlagerbereinigung abgeschlossen werden soll.
• Kommunizieren Sie mit dem zuständigen Team regelmäßig (idealerweise täglich)
• Fixe Treffen mit dem zuständigen Team längstens alle 3 Tage
• Machen Sie klar, dass die Aktion der Warenlagerbereinigung jetzt absolut hohe Priorität hat
• Motivieren Sie das Team eigene Vorschläge zur Optimierung des Warenlagers beizutragen
• Am Ende der Aktion ein kleines Meeting mit kleinen Präsenten für die Beteiligten.

Die Warenlagerbereinigung macht sichtbar welche Bestellungen in der Vergangenheit u.U. suboptimal waren und sind der Garant dafür, dass diese Erkenntnisse künftig von vornherein das Warenlagermanagement positiv beeinflussen.

Wünsche Ihnen gutes Gelingen.

Natürlich wirtschaftlich betrachtet.

Wer sich mit einem Lagerautomaten ausstatten will, sollte folgende Kostenpositionen ins Auge fassen:

• Anschaffungskosten
• Installations– bzw. Ein- bzw. Umbaukosten
• Servicekosten
• zusätzliche Stromkosten (bis zu 500 EUR / Mon.)

Dem ggü. stehen folgende Ertragspositionen:

• besseres Warenlagermanagement bzw. Organisation
• geringerer Personalbedarf
• längere direkte Beratungszeit pro Kunde
• geringere Raumanfordernisse

Die Ertragspositionen sind von individuellen Voraussetzungen abhängig und somit nicht fix.
Wenn jedoch der Wille zur Optimierung und Veränderung in der Apotheke gegeben ist, dann kann erfahrungsgemäß ein Lagerautomat ungeahnt viel zur wirtschaftlichen Ergebnissteigerung beitragen.

Wer jedoch glaubt, dass einzig die Anschaffung bereits positive Effekte bringt irrt.

Das Management des Warenlagers in Kombination mit einem wirtschaftlichen sinnvollen und effizienten Einkauf hat nach der „Tara-Performance“ am Kunden die höchste Priorität in der Apotheke. Neben den Auswirkungen auf die Liquidität der Apotheke schlägt ein sich ein optimiertes Einkaufs- und Lagermanagement direkt auf Ihr Betriebsergebnis nieder. Die brach liegenden  Potentiale in diesem Bereich werden meist unterschätzt und bewegen sich in der Mehrzahl der Apothekenberatungen im deutlich 5-stelligen (!) Eurobereich. Zum Vergleich: um ein erschlossenes Potential von EUR 10.000 im Bereich Einkauf und Warenmanagement umsatzseitig zu kompensieren, ist  in der klassischen Apotheke ein Mehrumsatz von rund EUR 33.000 notwendig – dabei ist der im Fall 2 deutlich höhere Ressourceneinsatz auf Mitarbeiterseite nicht eingerechnet. Noch Fragen?

Zeit daher, das Potential Ihrer Apotheke in diesem Bereich zu analysieren und zu heben! Im Rahmen unseres bewährten ApothekenCOACH© PotentialCHECKs erhalten Sie eine fundierte Analyse, wo die Potentiale IHRER Apotheke inklusive dem Lager- und Einkaufsmanagement liegen. Gerne informieren wir Sie hierzu näher – Fragen Sie uns einfach –  office@apothekencoach.com

Das ein Warenlager im Wert von 80.000 EUR einen geringeren Liquiditätsaufwand erfordert als ein Warenlagerwert von bspw. 150.000 EUR ist ohnedies klar und bedarf keiner weiteren Erläuterung. Weniger offensichtlich sind dabei die versteckten Kostenpositionen.

1. Die Finanzierungskosten des Überlagers (von bspw. 70.000 EUR) betragen immerhin jährlich ~4.200 EUR (angenommene Zinsen des Betriebsmittelkredites von ca. 6,0% p.a.)

2. Räumliche Voraussetzungen der Warenlagerung. Mehr Produkte bzw. mehr Waren bedeuten auch mehr Kosten (m²-Nutzfläche bzw. Lagerinfrastruktur)

3. Mehr Produkte bzw. Waren bedeuten einen größeren Managementaufwand. (Ablaufdatum; Bewahrung der Übersicht; Anzahl der Fragen; etc.) Dieser Managementaufwand löst immer einen größeren Personalbedarf  aus! Dieser Personalbedarf wird entweder zusätzlich eingestellt oder von der Tara abgezogen. Beides kostet enorm viel Kapital.

Die in die Warenlageroptimierung investierte Zeit ist wahrlich gut investiert. Viel Erfolg.

Weitere Artikel zum Warenlager bzw. Einkauf finden finden Sie hier

Im Schnitt bezieht die durchschnittliche Apotheke ca. 80 bis 85 % Ihrer Waren vom pharmazeutischen Großhandel. Umgelegt auf die Medianapotheke bedeutet dies einen Jahreseinkaufswert von rund 1,35 bis 1,45 Mio. Euro. Allemal lohnenswert, diesen Bereich der Apotheke einer genaueren Prüfung zu unterziehen.

Vorab: der pharmazeutische Großhandel ist für die Apotheke ein wichtiger und unverzichtbarer Partner und Dienstleister, ohne ihn läuft nichts. Natürlich spielen bei Vergleichen zw. einzelnen Anbietern Lieferfähigkeit und Servicegrad des jeweiligen Großhandels eine entscheidende und nicht zu vernachlässigende Rolle, trotzdem macht ein Vergleich der Zahlen allemal Sinn. Jeder Apotheker muss für sich entscheiden, wie viel ihm welche Dienstleistung Wert ist.

Jeder pharmazeutische Großhandel hat zumeist (nicht ganz unbeabsichtigt) völlig unterschiedliche Konditionsmodelle, die zum Teil nur von Experten analysiert und vergleichbar gemacht werden können. Egal ob Grund- oder Staffelrabatt, die Angebote klingen durchwegs sehr ansprechend (nicht selten werden Konditionen im zweistelligen Prozent-Bereich „in Aussicht gestellt“) bzw. denkt nahezu jeder Apotheker ohnedies bereits „Bestkonditionen“ bei „seinem“ Lieferanten zu besitzen, sei es aufgrund der langjährigen Geschäftsbeziehung und / oder aufgrund persönlicher Banden zum Lieferanten. Aufgrund unserer Erfahrungen am Markt stellen wir fest, dass diese Punkte selten miteinander korrelieren…

Aus wirtschaftlich-rechnerischer Sicht zählt jedoch für die Apotheke nur genau ein Wert, der sogenannte „Effektivrabatt“, d.h. die Summe aller Rabatte bzw. Gutschriften in Relation zum Gesamteinkauf beim jeweiligen Lieferanten. Der Effektivrabatt bildet den Succus aller Wahrheiten,  gibt der Apotheke eine erste wichtige Kenngröße und sorgt nicht selten nach Offenlegung und Kenntnis für den eigenen Betrieb bei vielen KollegInnen, ob der Geringfügigkeit für Erstaunen. Dass der Effektivrabatt nicht ausschließlich von den Konditionen des Großhandels sondern auch deren geschickter Inanspruchnahme durch die Apotheke („Bestellverhalten„, „Prozentsatz rabattierfähige Ware“ etc.) sowie der Umsatzstruktur (Stichwort „Hochpreiser“) abhängen muss ebenfalls bedacht werden. Höchste Zeit, Transparenz zu schaffen.

Es ist kein Geheimnis, dass die größte Kostenposition einer Apotheke im Material- und Wareneinsatz liegt – bei der Medianapotheke bewegt sich dieser bei rund 70 Prozent. In absoluten Zahlen gesprochen bei stolzen 1,7 Mio. Euro. Gelingt es durch Optimierungen in unterschiedlichen Bereichen den Wareneinsatz bspw. von 71 auf 68 Prozent zu senken, bedeutet dies eine Ergebnisverbesserung um rund 51.000 Euro.  Bei einer angenommen Spanne von ca. 40 Prozent im Privatumsatzbereich müsste diese Apotheke  einen Mehrumsatz von 127.500 Euro erwirtschaften (im Kassenbereich wären es rund 255.000 Euro) um den gleichen Effekt im Betriebsergebnis zu erzielen.

Was beeinflusst nun den Wareneinsatz? Die fünf wesentlichen Einflussfaktoren auf den Wareneinsatz sind:

1. grundsätzliche Umsatzstruktur der Apotheke
2. Einkaufskonditionen (Direkt-, bzw. Großhandelseinkauf) und -verhalten
3. Spannen-Attraktivität abgegebener Produkte v.a. im Privatumsatzbereich
4. Gewährung von Rabatten an Kunden
5. Verluste durch Retouren, Verfall und Schwund

Es stellt sich für jede Apotheke bei allen Punkten die Frage, a) wo hier die oberen Benchmarks liegen und b) was hiervon in der eigenen Apotheke realisierbar ist. Da jede Apotheke andere Rahmenbedingungen hat, kann eine seriöse Analyse klarerweise nur apothekenbezogen durchgeführt werden. Fakt ist, dass gerade in diesen Bereichen aufgrund vorhandener Intransparenz und mangels Vergleichbarkeit enorme Potenziale schlummern. Potenziale, die mehr Rentabilität in die Apotheke bringen und Potenziale die übrigens nicht (wie in anderen Bereichen) automatisch den Einsatz höherer Personalressourcen nach sich ziehen.

Die Apothekensoftware Nr.1 – das Warenwirtschaftssystem – ist heute ein unverzichtbarer Helfer in den Apotheken. Dabei ist es vielen Apothekern nicht bewusst, dass die führenden Softwareanbieter eine derart hohe Softwarequalität zur Verfügung stellen, welche beispielsweise in anderen Branchen nicht einmal ansatzweise existent ist.

Wie bei vielen Softwareprodukten liegt es vor allem am Nutzer, wie intensiv bzw. wie umfangreich dieser die Funktionsmöglichkeiten in Anspruch nehmen möchte. So steht es dem Mobiltelefonbesitzer natürlich frei, ob einfach nur telefoniert werden soll, oder auch das volle Funktionsuniversum – wie Emails, Internetsurfen, etc. – für sich nutzt. Jeder Besitzer verwendet das Produkt auf seine Weise. Abhängig von eigenen Vorlieben, Gewohnheiten und technischen Verständnis. Dies ist bei Geräten für den privaten Gebrauch im Grunde genommen auch ohne Bedeutung.

Im Businessbereich verhält es sich jedoch ganz anders. Das Warenwirtschaftssystem in Apotheken hat zentralen Einfluss auf das Betriebsergebnis. Natürlich steht es auch hier den Apotheken frei, die Nutzung nur bei den Grundfunktionen zu belassen. Dies wäre jedoch äußerst schade, denn damit muss einerseits „vieles“ durch erhöhten Personaleinsatz kompensiert werden und andererseits können diverse Erkenntisse aus dem Zahlenuniversum nicht gewonnen werden.

Es ist daher eine unverzichtbare „Investition“ für Apotheken, sich mit den Möglichkeiten und Funktionen der Warenwirtschaftssysteme auseinanderzusetzen. Natürlich kann das Selbststudium ein erster wichtiger Schritt sein. Eine gezielte und organisierte Intensivschulung durch den Anbieter, verhilft zu großen Sprüngen nach vorne.

Die Apotheken – Großhandelsorganisationen stehen im großen Wettbewerb untereinander. Dabei spielt nicht nur die Attraktivität der Konditionen eine wichtige Rolle, sondern vor allem ein großes Angebot an zusätzlichen Serviceleistungen. Mit kaum vergleichbaren Konditionsbedingungen und zahlreichen Serviceleistungen soll von einem reinen bzw. isolierten Konditionsvergleich abgelenkt werden.

Eine Menge der angebotenen Zusatzleistungen sind eine durchaus sinnvolle und wertvolle Unterstützung für viele Apotheken. Diese Dienstleistungen anzunehmen und von professioneller Quelle zu profitieren ist nicht verkehrt. Falsch wäre nur zu glauben, dass diese Dienstleistungen kostenfrei wären!

Wann immer auch Service wie „Personal für die Inventur“, „Support bzw. Zuschuss für das Warenwirtschaftssystem“, „kostenfreie Großhandelsdarlehen“, etc. angenommen wird, so wird von der Gegenseite auch ein gewisses Mass an Entgegenkommen erwartet. Entgegenkommen in Form von Zurückhaltung bei den monetären Großhandelskonditionen.

Bei den Großhandleskonditionen handelt es sich um eine der größten wirtschaftlichen Stellschrauben. Hier sollten keine Kompromisse eingegangen werden. Es ist daher bei der Qualitätsbeurteilung der Konditionen ratsam, die angebotenen Zusatzleistungen unberücksichtigt zu lassen.

Oftmals beliebter Sport unter den Apotheken ist es, rechtzeig vor der Jahresinventur, das Lager gezielt zu verkleinern. Sozusagen – „alle Jahre wieder“. Ziel ist es mit dieser Maßnahme den Wareneinsatz (in der GuV) zu verkleinern und somit indirekt das Jahresergebnis zu verbessern. Dabei handelt es sich um einen sehr hartnäckigen Irrtum. Die Größe des Warenlagers hat primär Auswirkungen auf die Liquidität einer Apotheke, jedoch langfristig keinen Einfluss auf die Wareneinsatz-Quote. Es ist unerheblich, ob das Warenlager auf lange Sicht (also über mehrere Jahre) einen Wert von 100.000 € repräsentiert, oder bspw. 140.000 €. Die Differenz von 40.000 € ist daher ein Frage der Liquidität. Die Kosten für das größere Warenlager sind u.U. geringer, als es die verbesserten Lieferantenkonditionen bei größeren Abnahmemengen.

Oftmals unterschätzt werden die Möglichkeiten zur Optimierung von Lieferantenkonditionen, durch konsequente Ausnutzung von Sonderrabatten, welche bei größeren Packungsmengen gewährt werden.  Die erreichbaren Sonderrabatte sind meist sehr erstaunlich und leisten damit einen überproportionalen Beitrag zur Verbesserung des Rohertrages. Dies erfordert die Bereitschaft mehr liquide Mittel einzusetzen. Selbst wenn diese Mittel nicht vorhanden sind und deshalb finanziert werden müssen, stehen die Finanzierungskosten in keiner Relation zu den möglichen Mehrerträgen.