Jeden Tag bricht sie über uns herein – die Flut an E-Mails. Kaum ist die eine Mail gelesen, kommt bereits die nächste. Rund 200 Milliarden E-Mails werden täglich verschickt. Kein Wunder, dass man unter der E-Mail-Flut leidet. E-Mails lesen ist ein echter Zeitfresser – sich eingehend mit jeder E-Mail befassen und darauf antworten erst recht. Die Folge: der Posteingang quillt über und wichtige Mails bleiben unbeantwortet oder sogar ungelesen!

Hier ein paar nützliche Tipps, wie Sie trotzdem den Überblick behalten und wichtige Zeit für andere Arbeitsläufe gewinnen können:

1. Legen Sie für jeden Tag einen oder mehrere fixe Zeiträume fest, in denen Sie sich mit Ihren Mails beschäftigen und diese gebündelt abarbeiten. So werden Sie nicht ständig von Ihrem Postfach abgelenkt und können sich die restliche Zeit auf wichtige Aufgaben konzentrieren.
2. Ihr Posteingang ist ein Arbeitsplatz! Alles, was Sie nicht zum Arbeiten benötigen, sollte weg. Verwenden Sie die die 1-Click-Regel. Klicken Sie nur einmal auf die Mail und entscheiden Sie sofort was mit dieser passieren soll: antworten, weiterleiten, in einen Ordner verschieben, archivieren oder löschen!

   Konkret bedeutet das:

   • Abonnieren Sie nur jene Newsletter, die Sie zu 100% lesen, von allen anderen melden Sie sich ab. Möchten Sie den Newsletter zwar lesen, aber haben jetzt keine Zeit dafür? Dann verschieben Sie den Newsletter in einen Unterordner und arbeiten Sie den Ordner später in einer ruhigen Minute ab. Wer seine Mails im Outlook empfängt, kann sich Nachrichten von bestimmten Empfängern automatisch in einen Ordner verschieben lassen.
   • Spam- und Werbemails werden sofort gelöscht.
   • E-Mails, die innerhalb weniger Minuten beantwortet oder delegiert werden können, werden sofort erledigt oder weitergeleitet und dann gelöscht oder archiviert. Halten Sie Ihre Antworten ruhig kurz, aber klar und freundlich. Weitere Zeit lässt sich einsparen, wenn Sie vorgefertigte Antworten oder Teile davon in Ihrem Mail-Fach speichern (z.B. verschiedene Grußformeln, Signaturen und Anreden).
   • E-Mails, die Informationen für Sie enthalten, aber keine weiteren Aufgaben nach sich ziehen (z.B. Zugangsdaten), werden ausgedruckt und abgelegt, digital abgelegt oder archiviert. Ich persönlich lege solche E-Mails auch gerne in einen thematisch passenden Unterordner meines Posteingangs ab. Sollte ich die Informationen wieder benötigen, kann ich sie einfach durch das Suchfeld im Posteingang wiederfinden.
   • E-Mails, die von Ihnen weiter bearbeitet werden müssen, wofür Sie aber jetzt keine Zeit haben, können weiterhin im Posteingang bleiben. Damit der Posteingang dennoch übersichtlich bleibt, arbeite ich persönlich mit einem Farbleitsystem. In den meisten Posteingängen ist es möglich E-Mails farblich zu markieren (z.B. durch Rechtsklick auf die Mail). Ich markiere alles Rot was heute noch beantwortet/erledigt werden muss, alles Gelb was in den nächsten Tagen passieren sollte und alles Grün was demnächst zu tun ist. Sollten Sie keine Farben verwenden können, könnten Sie auch hierfür Unterordner in Ihrem Posteingang anlegen: Rot, Gelb, Grün.
   • Achten Sie hier aber bitte darauf, dass jene E-Mails, die in Ihrem Posteingang verweilen dürfen, nicht zu viele werden – denn dann läuft etwas falsch und Sie versinken wieder im E-Mail-Chaos.
3. Last but not least: Lassen Sie sich nicht stressen! Neu eingegangene Mails müssen nicht immer gleich am Frühstückstisch beantwortet werden. Zeitmanagement-Experten raten sogar dazu, mit der wichtigsten Aufgabe des Tages zu starten und erst nach erfolgreichem Abschluss einen Blick in das Postfach zu werfen. Das ist jetzt aber kein Freifahrtschein für die Nicht-Beantwortung der E-Mails! Sie wissen selbst was wie dringend ist. Oftmals reicht es aber auch, wenn Sie nur kurz antworten, um dem Absender zu signalisieren, dass Sie seine E-Mail gelesen haben und sich damit zu einem späteren Zeitpunkt befassen werden.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, kann Ihnen E-Mail-Flut nichts anhaben!