Wann welche und wie viele  Mitarbeiter in der Apotheke eingesetzt werden zählen zu den zentralen Fragen in der Mitarbeitereinsatzplanung. In Teil 1 haben wir 2 vorbereitende Schritte gesetzt:

1. Auflistung der Mitarbeiter nach Berufsgruppe und Zehnteldienstausmaß, sowie die Einschätzung der prozentuellen Verteilung von Tara- und Back-Office-Arbeitszeit; Je nach Positionierung der Apotheke sind Gesamtwerte von > 75% Tarazeit anzustreben
2. Kundenfrequenz-Analyse in der eigenen Apotheke: Ersetzen / ergänzen Sie das (nicht schlechte) Bauchgefühl durch / um Fakten und erstellen Sie ein Kundenfrequenzprofil auf Stundenbasis über einen längeren Beobachtungszeitraumes (bspw. 12 Monate um Spitzen zu glätten). Gemessen an der Maximal-Kundenfrequenz planen Sie den aus Ihrer Sicht notwendigen Einsatz von Mitarbeitern pro Stunde. Eine „Faustregel“ wie viele Mitarbeiter pro Stunde bei wie vielen Kunden anwesend sein muss gibt es nicht, da diese Zahl stark u.a. von der Ausrichtung der Apotheke, von Wochentagen und -stunden, Ordinationszeiten, Monatsanfang und / oder -ende abhängig ist. Als zusätzliche Information (aus der Warenwirtschaft) sind Daten zum Verhältnis Rezept-, bzw. Nicht-Rezeptkunden hilfreich, da aus diesem Titel bereits Unterschiede in der Beratungsdauer resultieren können.

So ergeben sich auf Basis der Maximal-Kundenfrequenzen pro Stunde unterschiedlich „tara-intensive“ Stunden mit unterschiedlicher „Tara-Dringlichkeit“: beispielsweise 85-100% der maximalen Kundenfrequenz stellen in Ihrer Apotheke „Tara-Prioritätsstufe 1“, 60-85% „Tara-Prioritätsstufe 2“ etc. dar. Diese Zahlen und die damit verbundenen Ziele sollten den MitarbeiterInnen kommuniziert und die entsprechend notwendigen organisatorischen Maßnahmen besprochen werden. So muss allen Mitarbeitern klar sein, dass bei „Tara-Prioritätsstufe 1“ der ganz klare Fokus auf der Anwesenheit an der Tara sein sollte, zeitlich disponierbare Tätigkeiten (Rezeptkontrolle, -Abrechnung, Anfertigungen auf Vorrat, Reinigungstätigkeiten und andere Routinearbeiten) hingegen in diesen „heißen Phasen“ tunlichst zu vermeiden sind!

Aus den Erfahrungen in den Beratungen erreichen Sie mit dieser Vorgangsweise fünf wesentliche Ziele:

1. Mehr Tara-Anwesenheit zu den entscheidenden Zeiten
2. Mehr Kundenzufriedenheit
3. Mehr Mitarbeiterzufriedenheit
4. Effektivere Beratung und
5. Chance auf Verbesserung des Privatumsatzes pro Kunden

Alles Gute hierbei,

Ihr Jens Wilke