Im Zentrum vieler unserer wirtschaftlichen Analysen steht das Thema Personalkosten. Dabei steht neben der grundsätzlichen Betrachtung des Prozentanteils der Personalkosten im Vergleich zum Gesamtumsatz/ zum Hochpreiser-bereinigten Gesamtumsatz (lesen Sie dazu meine Newsletter „Erfolgskennzahl Personalaufwand – richtig messen, interpretieren, verbessern“) vor allem auch die Frage, wie man diese im Detail analysieren bzw. in weiterer Folge optimieren kann.

Gerade im Backoffice ist eine genauere Analyse aufgrund der vielfältigen Arbeitsbereiche der PKAs wie Einkauf, Warenlagermanagement, Labor, Rezeptur und sonstige Tätigkeiten, zu empfehlen.

Folgende beiden Aufzeichnungen lassen wir unsere Mitarbeiter dafür führen:

1. Tätigkeiten-Liste jedes Mitarbeiters mit den Inhalten:

• Aufgabe (z.B. Bestellung GH, Ablaufliste, Preisveränderungen…)
• Vertretung (wer kann diese Tätigkeit auch übernehmen?)
• Frequenz (bei Bedarf, täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich)

2. Mitschreiben der Tätigkeiten (=Arbeitsbericht)

• Hier schreiben die MitarbeiterInnen für bspw. eine Woche jede einzelne Tätigkeit mit Beginn- und Endzeit auf, die sie ausführen. Am besten funktioniert dies formlos auf einem Blatt Papier, das neben ihnen liegt.

Diese beiden Berichte zeigen uns folgende Ansatzpunkte für eine mögliche Optimierung:

• Wie viel Zeit geht in welche Tätigkeiten? Hier empfiehlt es sich gewisse Benchmark-Zeiten und Erfahrungswerte heranzuziehen (bspw. wie lange darf die Rezeptabrechnung Zeit in Anspruch nehmen – Erfahrungswerte Zeit pro Rezept).
• Passen die Qualifikation (und die damit verbundenen Personalkosten) des jeweiligen Mitarbeiters mit seinen Tätigkeiten zusammen?
• Was sind wertschöpfende Tätigkeiten und was sind systemerhaltende Arbeiten? Wie ist das Verhältnis von Backoffice-Tätigkeiten zu Kundenberatung?
• Welche Unterbrechungen, Störungen gestalten die Arbeit des Mitarbeiters ineffizienter?
• Welche der Tätigkeiten der ausgelernten PKAs können nach entsprechender Einarbeitung und professionellem Delegieren an einen Lehrling übergeben werden?
• Welche der Tätigkeiten sind zeitlich verschiebbar? Diese müssen unbedingt mit der Kundenfrequenz in Einklang gebracht werden, d.h. auf Zeiten verschoben werden, wo weniger Kunden auf eine Beratung warten bzw. auf Zeiten, zu denen die Personalbesetzung entsprechend höher ist.

Nicht vergessen! Das Wichtigste ist, dass die Personalbesetzung vorne am Point of Sale, an der Tara, optimal ist – dort passiert die Wertschöpfung, dort wird Umsatz generiert, das ist die Basis!

Viel Spaß bei der Umsetzung und Analyse!