Im letzten Artikel haben wir uns Gedanken über Ihre Gesprächsziele und Ihren Mitarbeiter gemacht. Nun tauchen wir ein in die Tiefen der Gesprächsstruktur.
Mitarbeitergespräche lassen sich in zehn unterschiedliche Phasen einteilen. Die zehn Phasen umfassen:
- Vorbereitung
- Setting
- Begrüßung des Mitarbeiters
- Emotionale Angleichung
- Analyse der Themen
- Synthese
- Vetomöglichkeit
- Commitment
- Verabschiedung
- Nachbereitung
1. Vorbereitung
Diese Phase beschäftigt sich mit den in Teil I bereits behandelten Fragen:
- Was ist das Ziel des Gesprächs?
- Wie schätzen Sie Ihren Mitarbeiter ein?
- Mit welcher Haltung wollen Sie in das Gespräch gehen?
Auch wenn ich mich wiederhole: Räumen Sie für diese Phase ausreichend Zeit ein, denn eine ausführliche Vorbereitung legt den Grundstein für ein erfolgreiches Gespräch!
2. Festlegung des Gesprächssettings
Hier legen Sie den Ort und die Atmosphäre des Gesprächs fest. Eine kurze, aber dennoch sehr wichtige Phase für einen entspannten Gesprächsverlauf.
3. Begrüßung des Mitarbeiters
Der erste Eindruck zählt ja bekanntlich. Die richtige Begrüßung erleichtert den Einstieg in das Gespräch und kann sich entsprechend positiv oder negativ auf den Gesprächsverlauf auswirken.
4. Emotionale Angleichung
In dieser Phase müssen Sie die richtige Dosierung beider Gesprächsebenen (emotional und rational) einsetzen, d.h. für eine dem Gesprächsziel adäquate Stimmung sorgen und einen Anpassung Ihrer beiden Emotionslagen anstreben. Erst wenn Sie auf einer Wellenlänge sind, können Sie diese Phase abhaken und zur nächsten Phase übergeben.
„So jetzt können wir endlich mal in Ruhe miteinander sprechen. Ich freue mich, dass…“
„Herr Möller, ich bin irritiert. In den letzten Wochen haben Sie viele Fortschritte gemacht, jetzt auf einmal nicht mehr…“
5. Analyse des Gesprächsinhalts
Hier wird geklärt, warum das Gespräch überhaupt stattfindet und das sowohl auf rationaler als auch emotionaler Ebene. Argumentieren Sie und versuchen Sie eine Einigung mit dem Mitarbeiter zu erzielen.
„Ich glaube wir sind uns einig, dass…“
„Ich beschreibe Ihnen mal ein paar Dinge, die mir aufgefallen sind…“
6. Synthese
Nachdem Sie beispielsweise eine Einigung über die Anforderungen eines neuen Projektes oder über bestimmte zukünftige Konditionen erreicht haben, erarbeiten Sie mit dem Mitarbeiter zielführende Lösungswege. Durch Einbindung des Mitarbeiters schaffen Sie Verbindlichkeit!
„Das hat mir gefallen…“
„Wie können wir das denn lösen?“
7. Vetomöglichkeit
Falls noch Einwände seitens Ihres Mitarbeiters bestehen, so müssen sie in dieser Phase beseitigt werden. Einwänden auf emotionaler Ebene sollte nochmals mit einer emotionalen Angleichung entgegnet werden. Wohingegen rationale Einwände eine weitere Phase der Lösungsfindung benötigen.
8. Commitment
Diese Phase dient dazu, sicherzustellen, dass beide Parteien das gleiche Ergebnis aus dem Gespräch „mit nach Hause“ nehmen. Nur so können Sie sicher sein, dass das soeben Vereinbarte von Ihrem Mitarbeiter verstanden wurde und mit hoher Wahrscheinlichkeit umgesetzt wird.
Wiederholen Sie nochmal das Besprochene und achten Sie dabei auf die Reaktionen des Mitarbeiters.
„In Ordnung, das mache ich…“
„Dann ist jetzt alles klar?“
9. Verabschiedung
Wie bei der Begrüßung gilt auch hier: kurze Phase, dennoch wichtig. Wie Sie beide aus dem Gespräch hinausgehen, bestimmt auch die Stimmung danach und beeinflusst die Motivation über das Besprochene.
10. Nachbereitung
Ähnlich der Vorbereitung auf das Gespräch, planen Sie bitte auch hier genügend Zeit ein. Legen Sie Ihre Mitschrift nicht einfach auf die Seite und tauchen wieder im Tagesgeschäft unter. Lassen Sie das Gespräch nochmals Revue passieren und überlegen Sie, ob wirklich alle Gesprächsziele erreicht wurden, ob die Dosierung beider Gesprächsebenen die Richtige war und ob weitere Gespräche notwendig sind.
Fazit
Sie merken – jede dieser Phasen hat unterschiedlich ausgeprägte rationale und emotionale Ebenen. Halten Sie die Reihenfolge der Phasen ein, so erreichen Sie nicht nur Etappenziele, sondern auch Ihre Gesprächsziele.
Viel Erfolg!