Es geht um den „Dauerbrenner“ Personalkosten und dessen Optimierung. Im ersten Teil haben wir uns über die richtige Analyse des eigenen Personalaufwands sowie dessen Interpretation unterhalten. Kernaussage dabei war, dass eine ausschließlich relative Messung des Personalaufwands am Gesamtumsatz – gerade vor dem Hintergrund der Zunahme margenschwächerer Umsatzanteile – nicht mehr zeitgemäß ist.
Wie schaffen es nun aber erfolgreiche Apotheken trotzdem, mit deutlich optimierten Personalaufwand eine entsprechend gute Performance zu erzielen?
Optimierungsfahrplan
Schritt 1: den Status Quo ermitteln
Um den eigenen Personalaufwand besser beurteilen zu können, ermitteln Sie hierzu die in Teil 1 genannten Kennzahlen wie bspw. den Personalaufwand in Relation zum hochpreiserbereinigten Gesamtumsatz oder die Personalkosten pro Kunde. Dabei macht immer nur ein Vergleich mehrerer Jahre über einen längeren Zeitraum Sinn. Ein Vergleich mit anderen Apotheken ist nur bei vergleichbarer Umsatz- und ggf. Deckungsbeitragsstruktur aussagekräftig.
Schritt 2: den „Soll-Personalbedarf“ für den POS erheben
Gerade aufgrund der vielschichtigen Arbeitsbereiche in einer Apotheke besteht die Gefahr, den Fokus auf die eigentlich wertschöpfenden Tätigkeiten – die optimale Beratung der Kunden – zu verlieren. Ihre Apotheke existiert nur aus einem(!) Grund: dem Zustrom an zahlenden Kunden – Punkt.
Fundament für eine optimale Personaleinsatzplanung am Point of Sale bildet eine „Stunden-Kundenfrequenzanalyse“. Hierzu bieten sich als Beobachtungszeitraum die letzten 12 Monate an (um statistisch stabile Werte zu erhalten). Ergebnis ist eine durchschnittliche Kundenanzahl pro Tages- und Wochenstunde.
Schritt 3: Erhebung der aktuellen Jahres-Mitarbeiter-Arbeitsstunden in der Apotheke
Auf Basis dieser Zahlen und Ihrer persönlichen Vorgaben, wie viele Kunden von einem Mitarbeiter pro Stunde maximal bedient werden sollten (kein Abarbeiten von Kunden, sondern qualitativ hochwertige Beratung), können Sie die Soll-Besetzung an der Tara ermitteln.
Zu diesem Zweck ist es zusätzlich sinnvoll, die pro Mitarbeiter zur Verfügung stehenden Jahresarbeitsstunden zu ermitteln. Diese errechnen sich aus der Anzahl der Wochen mal der Wochenarbeitszeit abzüglich Feiertage (die auf einen Werktag fallen), abzüglich Urlaubstage des Mitarbeiters und der durchschnittlichen Krankenstandstage in Ihrer Apotheke.
Schritt 3: „Back-Office-Planung“
Wenn nun die „Soll-Tara-Personaleinsatzplanung“ steht, gilt es um die individuelle Kundenfrequenz der Apotheke herum die entsprechenden nicht wertschöpfenden Tätigkeiten zu planen. Hierbei macht es Sinn, die Tätigkeiten in „zeitlich verschiebbar“ (Rezeptabrechnung, Lagerroutinen etc.) und „nicht verschiebbar“ (Bestellungen, Großhandelslieferung etc.) zu kategorisieren. Für die Umsetzung der Tätigkeiten sollte die Prioritätenreihenfolge immer ganz klar lauten:
- Tara
- nicht verschiebbare Tätigkeiten
- verschiebbare Tätigkeiten.
Fixe Tarazeiten von nicht permanent an der Tara agierenden Mitarbeitern erleichtern hier die Organisation und schützen vor „individueller Interpretation“, wann der jeweilige Mitarbeiter an die Tara zu gehen hat.
Planung von zeitlichen Budgets
Einer möglichst effizienten Personal-Einsatz-Planung dient auch die Zuordnung von zeitlichen Budgets für einzelne Tätigkeiten wie beispielsweise der Rezeptabrechnung. Jeder erfahrene Apotheker weiß, dass hier die zeitliche Bandbreite sehr groß sein kann. Dies kann auf viele Bereiche übertragen werden. Ein Benchmarking mit anderen Apotheken ist hier meist wertvoll!
Betroffene zu Beteiligten machen!
Wichtig bei allen geschilderten Maßnahmen und Strategien ist es, die Mitarbeiter als Betroffene zu Beteiligten zu machen und diese in die Erarbeitung von Lösungen zu involvieren. Viele Mitarbeiter sind in ihren Arbeitsbereichen tiefer im Detail als der Chef und kennen die Optimierungspotenziale daher auch besser als die Apothekenleitung. Dies bringt nicht nur sicher viele neue Lösungsansätze sondern auch Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern.
Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung der ein oder anderen Maßnahme benötigen, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren!
Alles Gute bei der Optimierung Ihres Personaleinsatzes wünscht Ihnen
Ihr Jens Wilke