Wilke Jens

Erfolgskennzahl Personalaufwand – richtig messen, interpretieren und verbessern – Teil 1

von Wilke Jens am 18.06.2019 in Allgemein

Die Personalkosten sind eine nicht zu vernachlässigende und wichtige Stellschraube in jeder Apotheke. In meinen Beratungen sehe ich immer wieder höchst unterschiedliche Personalkosten und das bei vermeintlich ähnlichen Rahmenbedingungen. Allzu oft werden die Personalkosten als unausweichlicher und unveränderbarer Kostenpunkt angesehen. Dabei ist bei vielen meiner Kunden noch „Luft nach oben“, was effiziente Mitarbeitereinsatzplanung (auf Basis einer effizienten Organisation) und damit die effektive Ressourcenplanung und die damit resultierenden Personalkosten anbelangt. Deshalb zeige ich Ihnen, wie Sie Ihren Personalaufwand und dessen Entwicklung im Blick behalten.

Bereits die aussagekräftige Berechnung und Fortschreibung einiger weniger personalbezogener Kennzahlen ist ein erster wichtiger Schritt zur erfolgreichen Führung der eigenen Apotheke. Wer sich zusätzlich extern vergleichen will, sei sensibilisiert: häufig werden Äpfel mit Birnen verglichen: Lage, Umsatzgröße und –struktur, Anzahl Öffnungsstunden sind nur einige der Parameter, auf die beim „Benchmarking“ zu achten ist.

Betrachten wir bspw. die Entwicklung der Personalkosten der letzten 5 Jahre der österreichischen Median-Apotheke (Quelle: Österr. Apothekerverband) so mag ein erster Blick auf die Zahlen „beruhigen“: lagen im Jahr 2013 die Kosten für das Apothekenpersonal bei ca. 14,6% (gemessen am Gesamtumsatz), so lagen sie im abgelaufenen Jahr 2018 bei „nur“ 14,2% – also vermeintlich alles in Ordnung? Nicht wirklich (!!) – denn die „vorgetäuscht“ nahezu gleichbleibende Personaltangente erklärt sich nur über eine signifikante Veränderung der Umsatzstruktur in der öffentlichen Apotheke: lagen im Jahr 2013 die Umsätze der (prozentuell margenschwachen) Hochpreisarzneimittel bei rund 31,5% (Bemessungsgrundlage Krankenkassenerlöse), so sind diese mittlerweile auf 40,1% gestiegen und haben eine absolute Steigerung in diesen 5 Jahren von über 53% erfahren!

Die Hochpreis-Umsätze bescheren uns Apothekern jedes Jahr steigende (und nicht unbedingt personalwirksame) Umsätze, aber auch eine signifikant sinkende Spanne, mit der wir ja (nicht nur) eben diese Personalkosten bedienen müssen. Die noch wichtigere und aussagekräftigere Kennzahl sind also die relativen Personalkosten gemessen am um Hochpreis-Umsatz bereinigten Gesamtumsatz.

Betrachten wir daher die Personalkosten „hochpreiserbereinigt“ und absolut so stellt sich ein anderes Bild dar: so schlägt sich hier eine 5-Jahres-Steigerung von 16,5% (von 2013 bis 2018) zu Buche und unter Bezugnahme auf den hochpreiserbereinigten Gesamtumsatz liegt die Median Apotheke daher bei mittlerweile 19,4% (!) Personalkosten und hat in absoluten Zahlen eine Steigerung von rund EUR 62.000 erfahren. Daher gilt Regel Nr. 1 bei der Analyse des Personalaufwands: Personalkosten immer am hochpreiserbereinigten Umsatz messen!

Eine weitere Kennzahl (und einige unserer Kollegen arbeiten bereits damit), die ich mitgeben möchte, sind die Personalkosten pro Kunde. Wie schon erwähnt, steigt mit den Hochpreis-Umsätzen zwar der Gesamtumsatz, dieser verursacht aber nur zu einem kleinen Teil einen erhöhten Personaleinsatz. Messen Sie ebenfalls die Personalkosten pro Kunde, so sehen Sie wie sich der Personalaufwand pro umsatzbringendem Kunden entwickelt. Sie werden überrascht sein….

Warum gibt es aber nun Apotheken, die bei ähnlichen Rahmenbedingungen (Vergleichbarkeit bei Apothekengröße, Umsatzstruktur, Ausrichtung, Mitarbeiteranzahl und -struktur, Turnus) deutlich bessere Personalkosten aufweisen?

Hierzu möchte ich Ihnen gerne im 2. Teil zu diesem Thema einige Denkanstöße liefern!

Alles Gute wünscht Ihnen

Ihr Jens Wilke



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