Artikel vom Dezember 2018

Hauser Wolfgang

Wichtigste Kennziffern für Apotheken – Teil 2

von Hauser Wolfgang am 21.12.2018 in Analysen

Messen –> Wissen –> Handeln!

2. Kennziffer:  GESAMTUMSATZ OHNE HOCHPREISER

Da die Gruppe der Hochpreiser das Umsatzergebnis sehr stark verzerrt, sollten Sie prinzipiell die Umsätze ohne Hochpreiser messen. Bekanntlich sind die Margen bei Hochpreiser nahezu nicht vorhanden und nehmen von Jahr zu Jahr einen größeren Umfang ein. Insbesondere der Blick zurück (10 Jahre) ist für viele Apotheken erhellend, wenn deutlich wird, dass der “echte” Umsatz (=also ohne Hochpreiser) sich bei weitem nicht so entwickelt hat als erwartet.

Werden die Hochpreiser nicht herausgerechnet läuft man Gefahr in die Falle zu tappen. Gerade beim Vergleich wie hoch die Personalkosten sind, kann über Jahre hinweg ein massives Missverhältnis entstehen. So ist der Personaleinsatz beim Erzielen eines Hochpreiserumsatzes ungleich geringer als den gleichen Gegenwert mit “echten” Umsatz zu erreichen, da es dazu viel mehr Kunden bedarf.

Empfehlung: Alle Vergleichsanalysen nur mit Hochpreiser-bereinigten Umsatz durch führen. (ZB. Personalbedarf; Rohertrag; etc.)

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Kammerstetter Regina

Neu ab 2019: Familienbonus plus (FABO+)

von Kammerstetter Regina am 18.12.2018 in Steuerberatung

Ab 01.01.2019 kann der Absetzbetrag FABO+ beantragt werden – dieser steht pro Kind, für das Familienbeihilfe bezogen wird, zu. Hierbei handelt sich um einen steuerlichen Absetzbetrag, dieser verringert also direkt die zu entrichtende Einkommensteuer. Der Familienbonus plus wirkt sich bei Ihnen also nur aus, wenn Sie aufgrund Ihrer Einkommenshöhe überhaupt Einkommensteuer zahlen. Pro Jahr und Kind werden bei Beantragung EUR 1.500,00 in Abzug gebracht – für familienbeihilfeberechtigte Kinder über 18 sind es immerhin noch EUR 500,00.

Achtung: liegt der Wohnsitz des Kindes nicht in Österreich, wird der Absetzbetrag je nach Land indexiert! Für Kinder außerhalb des EWR und der Schweiz steht kein Betrag zu.

Anspruch auf den Absetzbetrag hat der Familienbeihilfenbezieher, dessen Partner oder ein Unterhaltszahler. Der Betrag steht aber in Summe nur einmal zu, daher kann der Betrag entweder von einer Person (Familienbeihilfebezieher oder dessen Partner) oder von zwei Personen zu jeweils 50% (z.B. Familienbeihilfebezieher und dessen Partner) geltend gemacht werden.

Gibt es einen Unterhaltszahler (z.B. wenn der Vater infolge einer Scheidung Alimente für das Kind bezahlt), hat dieser gegenüber dem Partner des Familienbeihilfenbeziehers (z.B. dem Stiefvater des Kindes) Vorrang. In diesem Fall muss also zwingend eine Halbe-Halbe-Aufteilung erfolgen.

Arbeiter/Angestellte können den Familienbonus plus wahlweise über die laufende Personalverrechnung (= beim Arbeitgeber) oder im Nachhinein im Rahmen der Steuererklärung bzw. Arbeitnehmerveranlagung („Steuerausgleich“) beantragen. Selbständige Personen können den Absetzbetrag ausschließlich im Rahmen der Steuerklärung geltend machen.

Falls Sie Alleinverdiener oder Alleinerzieher sind und weniger als EUR 250,00 Einkommensteuer zahlen, würde sich der Familienbonus plus nur bedingt auswirken. Hier steht Ihnen zusätzlich ein so genannter Kindermehrbetrag in Höhe von ERU 250,00 pro Kind zu. Diesen können sie nur im Wege der steuerlichen Veranlagung beim Finanzamt erhalten.

Wenn der Familienbonus plus bereits über die Personalverrechnung geltend gemacht wurde ist bei Abgabe einer Steuererklärung jedenfalls noch einmal der Antrag zu machen. Ansonsten droht eine Nachversteuerung des bereits bezogenen Bonus.

Einen Wermutstropfen hat der neue Bonus: ab 2019 fällt der Kinderfreibetrag in Höhe von EUR 440,00/300,00 und die Absetzbarkeit von Kinderbetreuungskosten (bis zu EUR 2.300,00) weg.

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Wilke Jens

Wissensmanagement in der Apotheke

von Wilke Jens am 12.12.2018 in Allgemein

Sie haben sich bestimmt schon Gedanken über die Weihnachtsgeschenke für Ihre Mitarbeiter gemacht. Vielleicht gibt es heuer eine teure Fortbildung, die sich die Mitarbeiter schon lange wünschen?

In der Apotheke sind Fortbildungen ja nicht gerade selten, aber selbst gute Schulungen bringen nicht immer den gewünschten Erfolg. Gute Personalentwicklung ist leider nicht damit erledigt, die Mitarbeiter auf möglichst viele gute Seminare zu schicken, denn Hand aufs Herz – wie oft werden Fortbildungsinhalte tatsächlich nachbearbeitet und gezielt auf die Situation bzw. Bedürfnisse in der eigenen Apotheke reflektiert? Top motiviert kehren die Mitarbeiter nach ihrem Seminar in die Apotheke zurück, aber im hektischen Alltagsbetrieb wird einmal Gehörtes vom Tagesgeschäft verdrängt und schließlich vergessen. Nicht nur Fortbildungen, auch rechtliche Änderungen, interne Ablaufänderungen uvm. lassen die Datenflut rasant ansteigen und wir können sie kaum bewältigen, geschweige denn mit anderen teilen und umsetzen.

Hier müssen Sie als Apothekenleitung aktiv werden und sicherstellen, dass Ihre Investitionen in das Wissen der Mitarbeiter auch weitergegeben und vom gesamten Team genutzt werden. Nur so kann erworbenes Wissen auch einen positiven Geschäftserfolg haben. Wissen ist und bleibt DER entscheidende Erfolgsfaktor in der stationären Apotheke und unterscheidet Ihre Apotheke vom Onlinehandel!

Beim Wissensmanagement geht es darum, das Wissen in Ihrer Apotheke zu organisieren, für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen und erfolgreich zu nutzen.

Folgende Vorgangsweise hat sich bewährt:

  1. Mitarbeiter erfassen eigenständig ihr Wissen und zwar immer dann, wenn das spezifische Wissen mehreren Mitarbeitern dienen kann oder öfters benötigt wird. Wie das Wissen erfasst wird, ob in einer E-Mail, handschriftlich, Intranet, PowerPoint usw. ist vollkommen egal, aber Sie sollten sich in Ihrer Apotheke auf eine Form einigen. Idealerweise hat ein Wissensdokument maximal drei Seiten, denn der Leser sollte innerhalb kürzester Zeit erkennen um was es geht. Es sollte in einer für alle Mitarbeiter verständlichen Sprache verfasst werden und folgende Mindestbestandteile enthalten:
    • Titel
    • Mitarbeiterkürzel
    • Dokumentennummer (fortlaufende Nummerierung aller Dokumente in der Wissensdatenbank)
    • Datum der Erstellung oder letzten Bearbeitung
    • Versionsnummer
    • Seitenzahl mit aktueller Seitenzahl und Gesamtseitenanzahl
    • Weitere Vorgaben wie Gestaltungsrichtlinien (Schreibweise von Quellenangaben, Schriftgröße usw.).

    Beispiele für Wissensdokumente in Ihrer Apotheke: Bedienungsanleitungen für das Warenwirtschaftsprogramm, Telefonlisten, Einarbeitungsleitfaden Lehrlinge und Aspiranten, Bestellformulare, Briefvorlagen, Arbeitsschutzmaßnahmen, Seminarunterlagen, Lageranalysen, Protokoll des Teammeetings uvm.

  2. Sie als Führungskraft entscheiden über die Aufnahme in die Wissensdatenbank. Nicht festgehalten werden sollte Wissen, bei dem der Verwaltungsaufwand für das Festhalten den Nutzen übersteigt oder das Wissen nur von einmaliger Bedeutung ist.
  3. Der Mitarbeiter überarbeitet das Dokument gegebenenfalls, gibt es mit einer Unterschrift frei und speichert es in der Wissensdatenbank.
  4. Das Wissen wird verteilt und genutzt. Hier kann z.B. durch eine Unterschrift sichergestellt werden, dass jeder im Team das Dokument gelesen hat. Durch messbare Zielvereinbarungen mit gezielten Mitarbeitern oder mit dem gesamten Team kann sichergestellt werden, dass das neue Wissen umgesetzt wird.
  5. Das Wissensdokument wird laufend aktualisiert und verbessert.

Die Einführung eines standardisierten Wissensmanagements in der Apotheke ist aufwendig, aber es lohnt sich in vielerlei Hinsicht: zunächst wird implizites Wissen des Mitarbeiters durch das bloße Niederschreiben zu explizitem Wissen und zu einer Wissensbasis für das gesamte Unternehmen. Mit den Wissensdokumenten wird die Kommunikation unterstützt und Abläufe optimiert – denken Sie z.B. an die Einstellung eines neuen Mitarbeiters, bei dem durch den Einstellungs- und Einarbeitungsleitfaden sehr viel Zeit (und Nerven) eingespart werden kann. Außerdem geben Wissensdokumente den Mitarbeitern Sicherheit in ihrer Arbeit und das trägt wesentlich zur Motivation bei. Ein sehr empfehlenswertes Projekt für 2019!

Ich wünsche Ihnen eine besinnliche Adventszeit, ein schönes Weihnachtsfest und viel Erfolg für 2019!

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