Wilke Jens

Personalbeschaffung Teil III – Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

von Wilke Jens am 16.05.2017 in Beratung, Personal

Nach den anfänglichen Überlegungen zur Anstellung eines neuen Mitarbeiters haben Sie sich eingehend Gedanken über Aufgaben und zu besetzende Stelle gemacht. Im letzten Beitrag haben wir uns dann die Stellenanzeige etwas näher angesehen. Jetzt sollten bereits die ersten Bewerbungen Ihr Postfach erreicht haben und Sie haben sich diese natürlich gleich angeschaut. Einige Bewerbungen kommen eher nicht in Frage, während andere wunderbar zur ausgeschriebenen Stelle passen würden. Trotzdem sind Sie sich noch nicht sicher, wer am besten passen würde. Der/die Neue soll nicht nur auf die Stelle, sondern vor allem auch ins Team passen.

Treffen Sie bereits jetzt eine Vorauswahl: sagen Sie Bewerbern ab, die Ihren Vorstellungen nicht entsprechen. Je schneller, desto besser. Auch wenn manche Bewerbungen nicht gerade viel Mühe und Engagement ausstrahlen, sollten Sie dennoch fair sein und dem Bewerber schriftlich absagen. Wenn möglich, schreiben Sie auch eine ehrliche Begründung dazu. Er/Sie wird gespannt auf Ihre Antwort warten und wird es Ihnen danken, dass Sie ehrliche und konstruktive Kritik geübt haben.

Bei Bewerbern, bei denen noch kein Urteil möglich ist, fragen Sie nach eventuellen weiteren Unterlagen. Und jene, die Sie näher kennenlernen wollen, laden Sie jetzt zu einem Gespräch ein.

Als Arbeitgeber erwartet man, dass die Bewerber sich intensiv auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten, bspw. über die Apotheke und ihre Schwerpunkte Bescheid wissen. Entsprechendes gilt aber auch für Sie als zukünftigen Arbeitgeber, denn schlechte Vorbereitung kann im schlimmsten Fall zur Auswahl des falschen Mitarbeiters führen und beeinträchtigt in jedem Fall das Image Ihrer Apotheke als Arbeitgeber.

Vor dem Gespräch sollten Sie die Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) des Bewerbers nochmals genauestens analysieren und geeignete Fragen ableiten. Zusätzlich müssen Sie vorab klären, welche Mitarbeiter im Bewerbungsprozess involviert sein sollen. Welche Mitarbeiter sind beim Vorstellungsgespräch anwesend? Wer hat wieviel Einfluss auf die endgültige Auswahl?

Welche Mitarbeiter am Gespräch teilnehmen, ist nicht nur aus fachlicher Sicht wichtig, sondern signalisiert dem Bewerber, wie wichtig die ausgeschriebene Position ist und zeigt, dass Sie die Meinung der am Gespräch teilnehmenden Mitarbeiter schätzen.

Es empfiehlt sich, das Bewerbungsgespräch in 5 Phasen zu untergliedern und entsprechend vorzubereiten. Das erleichtert auch den anschließenden Vergleich mehrerer Bewerber.

  1. Smalltalk

    Das klingt trivial, aber allein die Begrüßung und die Eröffnung des Gesprächs können über Richtung und Atmosphäre des Bewerbungsgesprächs entscheiden. Legen Sie also fest, wer den Bewerber empfängt und was geschehen soll, falls es zu Wartezeiten kommen sollte. Gibt es z.B. einen Warteraum oder steht der Bewerber in der Offizin? Wichtig ist, dass sich der Bewerber von Anfang an wohlfühlt und sieht, dass Sie als Unternehmen Vorbereitungen für das Gespräch getroffen haben.

    Danach darf es ruhig noch ein kurzer Smalltalk sein. Direktes Ansprechen mit Namen und Nachfragen über die Anreise signalisieren Interesse am Bewerber. Stellen Sie sich und alle anderen anwesenden Mitarbeiter immer mit Namen und Position vor.

  2. Das Kennenlernen

    Bevor das eigentliche Gespräch beginnt, sollten Sie dem Bewerber etwas zu trinken anbieten (Wasser, Kaffee, Tee). Anschließend sind vor allem offene Fragen nützlich, um das Gespräch zu eröffnen:

    • Warum haben Sie sich bei uns beworben?
    • Erzählen Sie uns doch bitte etwas über sich.
    • Erzählen Sie uns doch bitte ihren persönlichen Werdegang.

    Lassen Sie den Bewerber ausreden und stellen Sie anschließend die Fragen, die Sie nach Analyse des Anschreibens und Lebenslaufs abgeleitet haben (sofern sich diese nicht durch die Erklärungen des Bewerbers bereits beantwortet haben).

  3. Die Vorstellung des Unternehmens

    Jetzt sind Sie gefragt! Stellen Sie das Unternehmen und die zu besetzende Position genau vor. Gehen sie kurz auf die Arbeitsabläufe im Unternehmen und die Anforderungen im Job ein. Die Klärung folgender Fragen ist für die Kandidaten wichtig:

    • Warum ist die Stelle frei?
    • Was erwarten Sie sich vom Bewerber, welche Aufgaben kommen auf den/die Neue zu und wie messen Sie den Erfolg?
    • Wie groß ist das Team und wer ist der direkte Ansprechpartner?
    • Wie ist das Mindest-Gehalt, gibt es Überzahlung?
  4. Zeit für Rückfragen

    Räumen Sie in dieser Phase dem Bewerber Zeit ein, Offenes zu erfragen.

  5. Abschlussphase

    Anstatt sich sofort zu verabschieden, sollten Sie Folgendes klären:

    • Wie ist der weitere Bewerbungsprozess?
    • Wann wird der Bewerber über den Ausgang unterrichtet und von wem?
    • An wen kann sich der Bewerber bei späteren Rückfragen wenden?

Wenn Sie sich an diesen Leitfaden halten und sich entsprechend vorbereiten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit den optimalen Mitarbeiter auszuwählen und wirken als Arbeitgeber attraktiv, indem Sie dem Bewerber signalisieren, dass Ihr Unternehmen professionell und strukturiert geführt wird.

Gerne sende ich Ihnen einen für Ihre Ansprüche personalisierten Bewerbungsleitfadens zu, bitte kontaktieren Sie mich unter jens.wilke@apothekencoach.com.



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