Wilke Jens

Zeitmanagement – Teil II

von Wilke Jens am 21.11.2016 in Allgemein

In meinem letzten Artikel habe ich Ihnen bereits kleine Tricks mit großer Wirkung für einen organisierten Tag mitgegeben. Ich hoffe Sie konnten diese schon erfolgreich in Ihren Apothekenalltag integrieren. Heute möchte ich Ihnen noch ein besonderes Tool mit auf dem Weg geben: die ALPEN-Methode ist eine einfache, aber effektive Art, um einen Tagesablauf zu planen.

Wenige Minuten am Tag reichen aus, um einen schriftlichen Tagesplan zu erstellen, der aber auch Freiheiten erlaubt.

A – Aufgaben und Termine notieren

In einem ersten Schritt werden alle anstehenden Aufgaben in einer einfachen To-do-Liste aufgelistet. Darin sollten sich auch die Aufgaben finden, die Sie am Vortag nicht erledigt haben. Idealerweise schreiben Sie diese Liste schon am Abend des Vortags.

Gleichzeitig können Sie jede Aufgabe mit einer ABC(D)-Priorität versehen (wird für später benötigt):

A: wichtig und dringend

B: wichtig, aber nicht dringend

C: notwendig, aber weder wichtig noch dringend (Routineaufgaben)

D: es würde kein Schaden entstehen, wenn Sie diese Aufgabe nicht erledigen würden (folglich: Streichen!)

L – Länge abschätzen

Feststehende Termine nehmen Sie als Grundgerüst für die Planung her. Danach sollten Sie für jede Aufgabe den voraussichtlichen Zeitaufwand abschätzen. Achten Sie darauf, dass die eingeplante Zeit zwar realistisch, aber nicht zu knapp bemessen ist. Gleichartige Tätigkeiten wie E-Mails checken oder Telefonate sollten Sie „im Block“ erledigen, das spart Zeit und erleichtert die Planung.

Der geschätzte Zeitaufwand sollte dann auch bei der Ausführung der Aufgabe eingehalten werden. Das ist oftmals erst mit entsprechender Erfahrung möglich, fördert aber die Selbstdisziplin, sich an den gewählten Zeitrahmen zu halten und sorgt gleichzeitig dafür, dass Ihr Plan nicht aus dem Ruder läuft.

P – Pufferzeiten einberechnen

Nur etwa 2/3 der verfügbaren Arbeitszeit sollte fest verplant werden, der Rest ist für spontan anfallende Aktivitäten reserviert. Bei einem zu straffen Tagesplan ist Frust aufgrund unerwarteter Ereignisse die den Tagesplan „sprengen“, vorprogrammiert.

E – Entscheidungen nach Priorität treffen

Dann geht es an die Umsetzung: A-Aufgaben haben Priorität und müssen immer zuerst erledigt werden. Zusammen mit den Terminen als Grundgerüst ergibt sich so die Struktur des Tages. Nach genannter ABC-Hierarchie gelingt es dann, sich auf das wirklich Wesentliche zu fokussieren!

N – Nachkontrolle

Und schon ist es wieder Abend und Sie können Ihren Plan überprüfen und unerledigte Aufgaben auf die Liste für den nächsten Tag schreiben.

Schlussbemerkungen

Vorsicht: Wenn Aufgaben mehrfach hintereinander übertragen werden, läuft entweder etwas falsch oder die Aufgabe ist so unwichtig, dass sie gestrichen werden kann (D-Aufgabe).

Und vergessen Sie nicht: Schaffen Sie sich störungsfreie Zonen, in denen sie ausspannen und den leeren Akku aufladen können.

In diesem Sinne verabschiede ich mich in den Feierabend …

Ihr Jens Wilke



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