Wilke Jens

Zeitmanagement – Teil I

von Wilke Jens am 24.10.2016 in Allgemein, Beratung

Fast jeder kennt es: wieder mal nicht genug Zeit gehabt, um alles Wichtige bis Feierabend zu erledigen. Warum schaffen es manche „alles unter einen Hut“ zu bringen und andere nicht, obwohl ja jeder die gleiche Menge an Zeit zur Verfügung hat?

Die Antwort lautet: effektives Zeitmanagement.

Nur wer seine Zeit effektiv zu nutzen und einzuteilen weiß, kann im stressigen Apothekenalltag erfolgreich sein. Das gilt nicht nur für die Apothekenleitung, sondern auch für jeden einzelnen Mitarbeiter. Intelligente Zeiteinteilung will gelernt sein – lassen Sie uns also keine Zeit verlieren und starten wir durch:

Natürlich kann nicht jeder zeitliche Engpass durch effektives Zeitmanagement behoben werden, trotzdem hilft es in einem ersten Schritt die Ursachen für ineffektives Arbeiten zu identifizieren und eingefahrene Verhaltensmuster zu überdenken.

Vier Punkte, die Ihnen helfen werden Ihr persönliches Zeitmanagement effektiver zu gestalten:

  1. Unterbrechungen minimieren
  2. Prioritäten richtig setzen
  3. Perfektionismus vermeiden
  4. Ziele festlegen

 

Unterbrechungen

Telefonanrufe und Nachfragen von Mitarbeitern sind die häufigsten Beeinträchtigungen des Arbeitsflusses. Diese können zwar nicht vermieden werden, aber wie wäre es mit einer ganzen Stunde Arbeitszeit, die Sie ohne Unterbrechungen nur für sich nutzen können? Stellen Sie sich vor jeden Tag zwischen 08.00 und 09.00 Uhr würde das Telefon stummgeschaltet und die Mitarbeiter wüssten, dass sie keine Anrufe durchstellen sollen und für Fragen später Zeit ist. Was halten Sie davon? Sie würden staunen wie viel Sie in einer Stunde ohne Unterbrechungen schaffen können!

Missachtung der Priorität

Angenehme Aufgaben werden sofort erledigt, unangenehme aufgeschoben – wir alle kennen das. Nehmen Sie sich vor Aufgaben nach Ihrer Priorität abzuarbeiten. Natürlich können kleine Aufgaben sofort erledigt werden, oftmals würde es mehr Zeit kosten sie in die To-Do-Liste einzutragen als sie gleich abzuhaken. Für größere Aufgaben sollten Sie sich aber an den Prioritäten orientieren. Solche Arbeiten sind übrigens auch besonders gut geeignet für die ruhige Arbeitsstunde am Morgen. Sie kennen vielleicht den Spruch “eat the frog“? Übersetzt ins Zeitmanagement bedeutet er “Erledige die wichtigen Aufgaben zuerst” und freuen Sie sich auf den anschließenden flow des restlichen Tages!!

Perfektionismus

Schon klar, Sie mögen Ihren Perfektionismus, weil er eine hohe Qualität sicherstellt. Aber auch Sie müssen zugeben, er ist ein hinterhältiger Zeitdieb. Hier gilt wie in vielen anderen Fällen auch die 80:20-Regel. Ab einem bestimmten Punkt wird man keinen großen zusätzlichen Nutzen mehr stiften, wenn man den Arbeitsschritt weiter verfeinert. Das Gegenteil ist der Fall: man verliert wertvolle Zeit, die für andere wichtige Dinge genutzt werden kann.

Ziele festlegen

Der erste Schritt besteht immer darin, die eigenen Ziele zu identifizieren und festzuhalten. Denn Zeitmanagement bedeutet, sich über die wesentlichen Aufgaben im Klaren zu sein und dadurch Zeit zu sparen. Lesen Sie dazu meinen Newsletter “Von Vorsätzen und Zielen…”.

Wenn es Ihnen gelingt sich für diese 4 Punkte zu sensibilisieren, sind Sie schon einen großen Schritt weiter!

In Teil II gebe ich Ihnen noch mehr Tools für Ihr gelungenes Zeitmanagement. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine möglichst stressfreie und gut organisierte Zeit!

Ihr Jens Wilke



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