Wilke Jens

So klappt es mit der Teambesprechung

von Wilke Jens am 17.03.2016 in Allgemein, Personal

Eine funktionierende interne Kommunikation ist für den Erfolg einer Apotheke nicht zu unterschätzen. Regelmäßige Teambesprechungen sind ein Teil dieser Kommunikation. Sie gewährleisten einen transparenten Informationsaustausch innerhalb des Teams und bieten Platz für die gemeinsame Diskussion zurückliegender und die Planung bevorstehender Themen. Sie haben nicht nur objektiven Informationscharakter, sondern stärken das Wir-Gefühl und die Motivation der Mitarbeiter, an den gemeinsamen Zielen zu arbeiten.

Regelmäßig bedeutet, dass eine Teambesprechung nicht nach Lust und Laune einberufen wird, sondern in einem vorbestimmten Zeitrhythmus stattfindet. Ich empfehle mindestens einmal pro Monat eine solche Teambesprechung durchzuführen. Dabei gilt: lieber kürzer, dafür öfter. Bewährt haben sich Besprechungen mit einer Dauer von maximal 1 bis 1,5 Stunden. Bei zu geringer Frequenz von Besprechungen arten diese dann häufig in mehrstündige Marathonsitzungen aus – die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Teilnahme sinkt rasch.

Eine gründliche Vorbereitung hilft den Zeitrahmen einzuhalten. Sinnvoll ist es, eine Agenda bereits einige Tage vor dem Termin vorzubereiten. Manchen Themen ergeben sich aus dem aktuellen Apothekenalltag, andere aus den offenen bzw. zu erledigenden Punkten der letzten Teambesprechung. Ebenso bieten sich positive Ereignisse seit der letzten Besprechung sowie das Erreichen von gemeinsam gesetzten Zielen als Thema an. In jedem Fall sollten auch die MitarbeiterInnen die Gelegenheit haben schon vorab Tagesordnungspunkte und Ideen einzubringen. Eventuell können auch bereits einzelne Punkte an MitarbeiterInnen zur Vorbereitung übertragen werden bzw. ergeben sich diese aus den offenen Punkten des letzten Meetings.

Ziel einer jeden Besprechung ist es, konkrete Entscheidungen zu treffen. Damit die Teambesprechung daher nicht zur allgemeinen Plauderstunde mit Stammtischcharakter mutiert, sollten Sie einen Mitarbeiter ernennen, der die Erstellung eines Kurzprotokolls übernimmt. Diese Rolle sollte bei jedem Meeting wechseln.

Das Ergebnis sollte also schriftliches Kurzprotokoll inklusive einer To Do Liste sein. Letztere sollte klar formulierte Ziele enthalten: wer hat bis wann was zu tun und was wollen Sie damit erreichen (siehe dazu auch „Von Vorsätzen und Zielen…“). Diese Unterlage sollten wiederum an alle MitarbeiterInnen ausgehändigt werden und dient als Grundlage für die nächste Teambesprechung.

Viel Spaß beim Umsetzen!

 

 



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