Wilke Jens

Apotheke besser organisieren – Teil 1

von Wilke Jens am 20.03.2015 in Allgemein, Analysen, Beratung

Warum gibt es Apotheken, die bei ähnlichen Rahmenbedingungen (Vergleichbarkeit bei Apothekengröße, Umsatzstruktur, Ausrichtung, Mitarbeiteranzahl und -struktur, Turnus) deutlich unterdurchschnittliche Personalkosten aufweisen (lt. aktuellem Wirtschaftsbericht des Apothekerverbandes beträgt der Personalaufwand der Median Apotheke in Österreich 14,8%), manche hingegen bei dieser Kernkennzahl signifikant über dem Marktschnitt liegen?

Eine der Antworten darauf lautet: sie sind besser organisiert, umgangssprachlich würde man sagen, man spürt, dass in diesen Apotheken besser, ruhiger und „geschmierter“ läuft. Was sind die Gründe dafür? Bei genauerer Analyse solcher Apothekenbetriebe stechen vor allem drei Punkte ins Auge:

  1. diese Teams arbeiten effektiver, jeder von Ihnen macht die richtigen Dinge. Dies hat viel mit der klaren Vergaben von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten – idealerweise verschriftlicht – zu tun. Wer weiß wofür er zuständig ist, wird in der Regel – eine gesunde Arbeitseinstellung vorausgesetzt – eine höhere Eigenverantwortung und Identifikation mit diesen, „seinen “ Arbeitsbereichen an den Tag legen.
  2. die Mitarbeiter solcher Apotheken arbeiten effizienter, d.h. sie optimieren  (in Absprache mit Apothekenleitung und Kollegen) die Abläufe und Prozesse. Dies ist gerade für Apotheken von entscheidender Bedeutung, da sehr viele unterschiedliche Personen an denselben Prozessen arbeiten. Viele Apotheken weisen einen hohen Anteil an weiblichen Mitarbeitern auf, haben viele Teildienstkräfte und sind aufgrund der Familienplanung mit eine höheren natürliche Fluktuation konfrontiert sind.
  3. die Kommunikation in gut organisierten Apotheken läuft besser. Dabei gilt es mehrere wichtige Fragen zu beantworten:
    • welches (effiziente!) Kommunikationsmedium habe ich für das „daily business“? Schwarzes Brett? Intranet? Woher weiß ich als Mitarbeiter wo ich welche Infos finde? Woher weiß ich als Verantwortlicher (Mitarbeiter, Apothekenleiter etc.) wer im Team die Info gelesen und verstanden hat?
    • wo und wie werden Informationen archiviert?
    • Was ist bei der Informationsweitergabe Holschuld, was ist Bringschuld?
    • wie findet die „übergeordnete“ Kommunikation in der Apotheke statt? Wie oft gibt es Teammeetings (Tipp: lieber kürzer von der Dauer, dafür regelmäßig!)? Wer protokolliert? Welche sich ergebende Aufgaben, werden von wem, bis wann erledigt? Wie ist beim nächsten Meeting der Soll-Ist-Vergleich im Rückspiegel organisiert?

Wie man „step by step“ in der eigenen Apotheke den Grad der Organisation verbessert und womit man konkret starten sollte, erfahren Sie im nächsten newsletter.

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