Wilke Jens

Wie effektiv ist Ihre Mitarbeitereinsatzplanung? (Teil 1)

von Wilke Jens am 09.04.2014 in Analysen, Personal

36% Hochpreispräparate im Jahr 2013 (Bundesland Salzburg; Quelle: Österr. Apothekerverband) stellen nicht nur für viele Apotheken ein Liquiditätsproblem dar (s. hierzu auch den Artikel „Hochpreis-Arzneimittel als Liquiditätsfalle“) sie beeinflussen auch den Rohertrag und damit das Betriebsergebnis der Apotheke.

Umso wichtiger ist und wird daher der optimale Einsatz aller Ressourcen, insbesondere der Mitarbeiter in eigenen Apotheken – hierzu einige Überlegungen:

3 Grundfragen sind bei der Mitarbeitereinsatzplanung zu klären:

1. WIEVIELE Mitarbeiter benötige ich generell für den optimalen Betrieb meiner Apotheke?

2. WANN setze ich im Tagesgeschäft WIEVIELE Mitarbeiter ein? und

3. WANN setze ich WELCHE Mitarbeiter für WELCHE Tätigkeiten ein?

Fundament jedes wirtschaftlich agierenden Unternehmens ist die Wertschöpfung. Diese geschieht in der Apotheke in aller Regel an einem Ort: an der TARA. Hier wird Geld verdient. Hier erfolgt Differenzierung. Hier muss Performance erbracht werden. Alle sonstigen organisatorischen Tätigkeiten sind wichtig, müssen effizient aufgestellt sein und ohne sie wäre die Apotheke auch an der Tara nicht zu führen. Sie sind und bleiben aber unterstützende Tätigkeiten für den wertschöpfenden Bereich an der Tara. Wer hier sauber aufgestellt sein will, muss diesen Bereich zwingend analysieren.

Schritt 1:

Zur Vorbereitung: Listen Sie vorab Ihre Mitarbeiter mit Zehntel bzw. Wochenarbeitsstunden auf und schätzen Sie quantitativ prozentuell deren Einsatz an der Tara bzw. (daraus folgend) im Back-Office-Bereich (bspw. Apothekerin 1: 85% Tara zu 15% Back-Office ergibt 36 Stunden an der Tara und 4 Stunden für organisatorische Back-Office-Tätigkeiten). Setzen Sie für eine Gesamtanalyse dabei auch Ihre eigene Arbeitskraft mit entsprechenden Stunden und Prozentwerten an. Ein Ziel dieser Analyse ist auch die in der Apotheke verfügbare Tarazeit pro Woche zu ermitteln. Im Pharmazeutenbereich sollten Sie (exkl. Ihrer Person) auf Werte von idealerweise größer als 85% Tara-Zeit kommen. In gleicher Weise analysieren Sie den PKA-Bereich und ermitteln so den Gesamtanteil Tarazeit (in Stunden pro Woche bzw.Prozent) bzw. Back-Office-Zeit. Nicht selten ermitteln Apotheken hier Gesamt-Tara-Prozentwerte von lediglich knapp über 50%. Optimal sind (je nach Ausrichtung Positionierung der Apotheke) Werte von > 75%.

Schritt 2:

Erstellen Sie auf Basis Ihrer Kundenfrequenzen ein „Stunden-Frequenz-Profil“ für Ihre Apotheke. Wann haben Sie nach Stunden und Wochentagen im Schnitt wieviele Kunden in Ihrer Apotheke (für eine Detailbetrachtung ist auch die Unterscheidung nach Rezeptaufkommen interessant) und wo ist gemessen an Ihren Stundenfrequenzen die „Maximal-Anzahl“ an Kunden in Ihrer Apotheke zu verzeichnen? Diese Auswertung stellt die Basis für alle weiteren Überlegungen und Schritte dar.

Mehr dazu in Teil 2

 



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