Wilke Jens

Apotheken-EDV: Geld und Zeit sparen

von Wilke Jens am 20.08.2013 in Analysen, Einkauf & Lagermanagement

Ziel jeder elektronischen Datenverarbeitung (EDV) ist es, dass unternehmerische Handeln zu erleichtern und zu optimieren. Das trifft auch auf die EDV-Systeme öffentlicher Apotheken zu. Das elektronische Warenwirtschaftssystem bildet das Software-Rückgrat jeder Apotheke. Wer bereits in den „Genuss“ eines längerfristigen Stromausfalls gekommen ist, durfte rasch erkennen, dass ohne EDV in der Apotheke (nahezu) gar nichts mehr läuft. Fluch und Segen liegen also eng zusammen. „OHNE“ geht es nicht, „MIThat sehr häufig ungeahntes Optimierungspotenzial.

Das tägliche „Overrulen“ des automatischen Bestellvorschlages

Der weitaus überwiegende Teil der Apotheken arbeitet bereits mit einem POS-System, d.h. einem Warenwirtschaftsprogramm mit sogenannter automatischer Lagerstandsführung. Allen Systemen gleich ist, dass sie auf Artikelebene automatische Bestellvorschläge erarbeiten. Auffallend ist, dass der automatische Bestellvorschlag sehr häufig manuell verändert wird – das kostet Zeit und damit Geld! Der automatische Bestellvorschlag richtet sich im Wesentlichen nach den beiden Parametern:

a)      statistische Nachfrage im Zeitraum X

b)      errechneter Bedarf für Zeitraum Y

Wenn es also zu Abweichungen zwischen von der EDV vorgeschlagenen Packungsanzahl und der Einschätzung des sinnvollen Bedarfs seitens des „Bestellers“ kommt, ist die Ursache in diesen beiden Bereichen zu suchen – mögliche Fragestellungen dabei sind u.a.:

  1. wie errechnet „mein“ Apotheken-EDVSystem die Nachfrage?
  2. welcher Beobachtungszeitraum wird vom System herangezogen?
  3. gibt es eine zeitlich gesteuerte Gewichtung der Nachfrage?
  4. Sind die Parameter so justiert, sodass das System auf rasches Ansteigen und Absinken der Nachfrage reagiert (Stichwort saisonale Artikel)?
  5. wie ist die Reichweite, d.h. der Bevorratungszeitraum des Systems eingestellt?
  6. sind die Bestellstufen auf das Bestellverhalten bzw. Einkaufskonditionen abgestimmt?
  7. ….

Die EDV ist der sprichwörtliche „elektronische Motor“ jeder Apotheke. Dieser sollte permanent gewartet, justiert und auf das entsprechende Fahrverhalten richtig eingestellt werden. Es gibt viele Dinge, über die es sich lohnt in der Apotheke nachzudenken – das Tuning der Apotheken-EDV sollte sehr weit oben stehen – es lohnt sich im mehrfachen Sinne



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